話が伝わらない人が今日から使える7つの型と実践トレーニング
「一生懸命説明したのに、相手に伝わっていない」
「結局、何が言いたいの？」
「話が長い」
「もう一回、最初から説明して」
こんな言葉を言われた経験はないでしょうか。
仕事では、自分ではきちんと説明したつもりなのに上司から質問攻めにされる。
会議で発言すると、途中から自分でも何を話しているのかわからなくなる。
家族や友人には、
「話がわかりにくい」
と言われる。
そして最終的には、
「自分は頭が悪いのかもしれない」
「コミュニケーション能力が低いんだ」
と考えてしまう。
しかし、ここには大きな誤解があります。
説明の上手さは「頭の良さ」だけで決まるものではありません。
説明には「型」があります。
逆に言えば、その型を知らないまま話していると、知識が豊富な人でも説明がわかりにくくなります。
むしろ専門知識が多い人ほど、
「相手もこれくらい知っているだろう」
という前提で話してしまい、説明が難しくなることさえあります。
説明力は才能ではなく、かなりの部分が技術です。
そして、この技術は仕事だけでなく、
・上司への報告・部下への指示・営業・プレゼン・面接・転職活動・副業・SNS・YouTube・文章作成・家族との会話・人間関係
など、ほぼすべての場面で使えます。
この記事では、
「説明が下手な状態から抜け出す」
ことだけに焦点を当てます。
精神論ではありません。
「もっと相手の気持ちを考えましょう」
「コミュニケーションを大切にしましょう」
といった抽象論でもありません。
今日から実際に使えるよう、
説明を組み立てる7つの型
まで具体的に落とし込みます。
目次
- なぜあなたの説明は伝わらないのか
- 説明が下手な人に共通する7つの特徴
- 「知っている」と「説明できる」は別能力
- 説明力を劇的に変える基本原則
- 【有料部分】説明が伝わる7つの型
- 上司への報告テンプレート
- 部下・後輩への指示テンプレート
- 初心者に教えるときの説明テンプレート
- 会議・プレゼンで使える説明テンプレート
- 説明が長くなる人の改善方法
- 語彙力より重要なもの
- 1日10分でできる説明力トレーニング
- 説明前30秒チェックリスト
- 説明力が上がると人生で何が変わるのか
- まとめ
1．なぜあなたの説明は伝わらないのか
説明が苦手な人には、ある特徴があります。
それは、
「自分が話したい順番」で話している
ことです。
たとえば会社でトラブルが発生したとします。
上司に報告するとき、
「今日の10時くらいに取引先のA社から電話があって、最初は田中さんが対応していたんですけど、田中さんが席を外すことになって、それで私が代わったんですが……」
と話し始める。
本人は事実を正確に説明しようとしています。
しかし上司が知りたいのは、おそらく最初に、
「何が起きたのか」
です。
ところが説明する側は、
「起きた順番」
から話しています。
ここで、
「A社への納品が1日遅れる可能性があります」
と最初に言ったらどうでしょう。
上司は一瞬で状況を把握できます。
そのあとに、
「原因は○○です」
「現在△△まで対応しています」
「判断していただきたいのは□□です」
と続ければいい。
つまり、
出来事の順番と、説明すべき順番は違う
のです。
これを理解するだけでも、説明力はかなり変わります。
2．説明が下手な人に共通する7つの特徴
特徴1 結論が最後
日本語では、
「理由→経緯→背景→結論」
という話し方をしがちです。
しかし仕事では、相手は小説を読んでいるわけではありません。
最初に結論を知りたいことが多い。
特に忙しい上司や経営者ほどそうです。
特徴2 情報を全部伝えようとする
説明が苦手な人ほど、
「正確に伝えなければ」
と考えます。
その結果、
必要な情報10％
＋
なくても困らない情報90％
を全部話してしまいます。
説明とは「情報を増やす作業」ではありません。
むしろ、
情報を削る作業
です。
特徴3 相手の知識量を考えていない
IT担当者が初心者に、
「APIを叩いてJSONを取得して……」
と言っても伝わらないかもしれません。
逆にエンジニア同士なら、
「API」
で十分です。
説明の難易度は、
「自分がどれだけ詳しいか」
ではなく、
相手がどこまで知っているか
によって決める必要があります。
特徴4 主語が消える
「それをやっておいてください」
「前の件です」
「例のものを変更しました」
仕事では非常に危険です。
本人の頭の中には対象が存在しています。
しかし相手の頭の中には存在していません。
説明では、
「誰が」
「何を」
「いつ」
「どうする」
を意識する必要があります。
特徴5 一文が長い
説明がわかりにくい人は、
「そして」
「それで」
「なんですが」
「ちなみに」
で文章をつなぎ続けます。
一つの文章の中に、
原因、
背景、
感想、
結論、
例外、
補足、
別の話、
が全部入ってしまう。
これでは聞く側が整理できません。
特徴6 重要度が全部同じ
重要な話も、
どうでもいい補足も、
同じ熱量で説明します。
すると相手は、
「結局どこが重要なの？」
となります。
説明には優先順位が必要です。
特徴7 説明の目的を決めていない
これが最も大きな問題かもしれません。
説明する前に、
「この説明が終わったあと、相手にどうなってほしいのか？」
を決めていない。
理解してほしいのか。
承認してほしいのか。
行動してほしいのか。
選んでほしいのか。
判断してほしいのか。
目的によって説明方法は変わります。
3．「知っている」と「説明できる」は別能力
ここは非常に重要です。
ある分野について詳しいことと、その分野をわかりやすく説明できることは同じではありません。
知識量が100ある人が、知識量10の人に説明するとします。
説明する側は、
「これは常識」
と思っています。
しかし相手には常識ではありません。
たとえば、
「SEO対策してください」
と言われた初心者は、
そもそもSEOが何かわからないかもしれません。
そこで、
「検索エンジン最適化です」
と言っても説明になっていません。
専門用語を別の専門用語に置き換えただけだからです。
ならば、
「Googleなどで検索されたときに、自分のページを見つけてもらいやすくするための工夫です」
と言えば理解しやすくなります。
説明とは、
自分の頭の中にある情報を、そのまま相手に渡す行為ではありません。
自分の情報を一度分解し、
相手が理解できる形に変換してから渡す行為です。
この「変換」が説明力です。
4．説明力を劇的に変える基本原則
ここまでを整理します。
説明するときには、最低でも次の5つを考えます。
①誰に説明するのか
初心者なのか。
専門家なのか。
上司なのか。
顧客なのか。
子どもなのか。
②何を理解してほしいのか
説明のゴールを一つにします。
③相手は何を知っているのか
知識レベルを推測します。
④何を知らなくても問題ないのか
不要な情報を削ります。
⑤説明後に何をしてほしいのか
理解だけでいいのか。
行動してほしいのか。
判断してほしいのか。
ここまで考えて初めて、
「何を話すか」
を決めます。
多くの人は逆です。
「何を話そう」
から始めています。
だから情報が散らかります。
ここから先は実践編です
ここまでで、
「説明が伝わらない原因」
は理解できたと思います。
しかし原因を知っただけでは、実際の会話ではなかなか使えません。
そこでここからは、
説明するときにそのまま使える7つの型
に落とし込みます。
仕事の報告、営業、会議、プレゼン、人に何かを教える場面まで応用できます。
さらに後半には、
説明前30秒チェックリスト
と、
1日10分のトレーニング方法
も用意しました。
説明が苦手な人ほど、アドリブで上手に話そうとする必要はありません。
「型」に当てはめてください。
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