平日夜と週末から始めるオンライン秘書 受注前に決めたい3つの時間
あお｜オンライン秘書
平日の夜に1時間。土曜日に2時間。
その時間を使ってオンライン秘書の副業を始めるなら、本業や家事の予定と、依頼者への対応をすり合わせる必要があります。
最初に整理したいのは、仕事に使える時間の中身です。
空いている4時間を、すべて資料づくりや入力作業に使えるとは限りません。依頼内容を読む時間、確認の返事を書く時間、修正に備える時間も必要になるからです。
この記事では、1週間の予定を「作業・連絡・予備」に分けます。読み終わる頃には、依頼者に伝える自分の対応時間を、一文にできるようにします。
オンライン秘書には、時間の条件が違う仕事がある
僕が実際に受けている仕事には、シフト制作、発注リスト、会議用資料の作成などがあります。
ただ、「資料を作る仕事なら夜にできそう」と、仕事の名前だけでは決められません。同じ資料作成でも、平日日中のやり取りが必要な依頼と、資料を受け取って合意した納期までに進める依頼では、必要な時間の取り方が変わります。
まず自分の時間を整理して、その条件を相手の依頼と照らし合わせてみましょう。
1週間の空き時間を、3つに分ける
以下は、予定の立て方を考えるための架空の例です。僕自身の勤務時間や受注記録ではありません。
火曜と木曜の21〜22時、土曜の9〜11時。この3枠を確保できるとします。
曜日／確保する時間／連絡確認／作業／予備
火曜：21〜22時・60分／10分／50分／0分
木曜：21〜22時・60分／10分／50分／0分
土曜：9〜11時・120分／10分／80分／30分
| 合計 | 240分 | 30分 | 180分 | 30分 |
火曜・木曜は最初の10分で連絡を確認して、その後の50分を作業に使います。土曜は9時に連絡を確認し、9時10分〜10時30分を作業、残り30分を予備にします。
この場合、確保した時間は4時間、最初に作業へ割り当てる時間は3時間です。
連絡確認の10分は、予定表に置く確認枠です。どんな問い合わせにも10分で返信し終える約束ではありません。相談が長くなれば、その分だけ予定を調整する必要があります。
また、これは生活の中で時間を確保するための表です。何を請求対象の時間に含めるかは、依頼者との契約で決めます。連絡・報告を契約時間に含める場合も、同じ1分を作業と連絡に重ねて数えないようにします。
自分の予定で書いてみる
スマホのメモか、手元の予定表を開いて、次の順番で埋めてみてください。
- 本業・家事・通院など、先に動かせない予定を入れる。
- 今週、確実に使える曜日と開始・終了時刻を書く。
- その枠から連絡確認と予備の時間を分け、残りを作業時間にする。
「予定が早く終われば使えるかもしれない時間」は、最初から受注の前提に入れません。未確認なら空欄にし、今週は確保しないと決めた日は0にします。
表を作らなくても、次のメモで始められます。
曜日：
確保する枠： 時 分〜 時 分（合計 分）
連絡確認： 分
作業： 分
予備： 分
確認：連絡確認＋作業＋予備＝確保する枠
予備の30分を最初から別の依頼で埋めると、修正や遅れを吸収する場所がなくなります。今週使わなかったとしても、次週も必ず作業に回せるとは考えず、予定を見直します。
「時間があるか」を、依頼の条件で確かめる
先ほどの火曜・木曜の夜と土曜午前の予定で、2つの架空の依頼を比べてみます。
依頼A：水曜18時に初稿、金曜18時に納品。平日は毎日12時に連絡を確認し、その場で返答することが必須。
この予定では、平日12時の連絡対応を引き受けられません。相談するときは、連絡の条件を変更できるか確認します。変更できなければ、受けない判断になります。
水曜・金曜の18時が作業枠の外だから、という理由だけで断る必要はありません。資料がそろい、作業量が収まれば、前日の夜に提出する方法もあります。合わないのは、この例では正午の即時返信という条件です。
依頼B：資料は火曜21時までにすべてそろう。同じ週の土曜12時に納品。連絡の確認は火曜・木曜21時と土曜9時で相談でき、平日日中の即時返信は求められない。
こちらは、自分の予定と照らして詳しく確認する候補になります。ただし、作業に使える180分があるだけで、受けられるとは決まりません。
次は、相手にこの4点を確認します。
- 資料や作成物は何件あり、どこまで仕上げるのか。
- 自分の経験で対応できる内容か。追加の調査や習得が必要か。
- 資料を安全に受け取る方法と、不足があった場合の連絡先は何か。
- 修正はどこまで含み、確認待ちや資料の遅れが出たら納期をどう相談するか。
見積もった作業・連絡・修正が枠を超えるなら、対象を減らすか、納期を相談します。相手の確認が返る時間も、自分では決められません。確認待ちの間に進められる部分と、止める部分を分けておきます。
依頼者に伝える一文にする
自分の予定が決まったら、プロフィールや相談時に使う説明を作ります。先ほどの架空例なら、こう書けます。
対応のために確保できる時間は火・木21〜22時、土9〜11時です。
連絡は各枠の冒頭に確認します。
平日日中の返信・即時対応はできません。
資料量と締切を確認し、対応範囲と納期を相談してからお受けします。
「いつでも対応します」と書く前に、今週の自分が守れる条件を示します。相手も、どの時間帯に確認を待てばよいかを判断しやすくなります。
自分用に置き換えたら、曜日と時刻を予定表に戻って確認してください。作業・連絡・予備の合計が枠と一致し、引き受けられない即時対応を書けていれば、時間の整理はひとまず完成です。
記入例と空欄の週間シートも用意しました。ZIPを解凍し、中のREADMEに沿ってTSVファイルを表計算ソフトへ取り込んで使えます。空欄シートは未確認の時間を勝手に0で埋めていません。
週間シートの記入例と空欄をダウンロード
次は、この時間で何を提供するかを決める
対応時間が決まると、「平日日中の即時返信が必要な依頼は受けられない」「この資料量なら、納期を相談できそう」と、仕事を選ぶための条件が一つできます。
その次に決めるのは、提供する仕事の範囲と料金、そして依頼を受けるまでの流れです。
僕はInstagramでDMを送って最初の依頼につなげ、その後はランサーズのパッケージ出品からも案件につなげました。その経路も踏まえ、有料記事では、仕事選びから提案・納品までを8章でまとめています。
- 自分の経験から提供できるサービスと、受ける範囲・料金を決める。
- ココナラとランサーズの出品内容を組み立てる。
- Instagramの仕事用アカウント、見本投稿、営業DMと返信後の相談を準備する。
- 見積り・納品・修正・継続のやり取りを用意する。
出品原稿や相談文などを作るための記入例・練習材料など、配布ファイル11点も付けています。DM例は、僕が実際に送った文章の再現ではなく、読者が自分の条件に合わせて書き換えるための例です。
「自分の時間は整理できた。次はサービスを形にして、仕事を取りにいきたい」という人は、こちらで続きを進めてください。
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