【０．はじめに】　時間短縮・疲労軽減　「手書き手打ちを減らす　自動車手続き書類作成　わたしのDIYツール作成術　～電子車検証活用法～」

手書き、疲れませんか？

自動車手続きの書類作成、手書きで作成していますか？

疲れませんか？手が痛くないですか？

わたしは疲れました。手も痛いです。

だけど、高価なソフトには手が出ない。

なら自分で作るしかないか。

パソコンにそれほど詳しくないわたしが、試行錯誤の末、DIYで作成したエクセルを使って、

手書き手打ちを減らし、時間短縮、疲労軽減している方法をお伝えします。

■一言で、自動車手続きと言っても、ケースごとに状況はまったく異なります。本コンテンツでは、あくまで、わたしが日頃よく依頼を受けるパターンを前提にしたやり方の紹介になりますので、その点はご了承ください。

■本コンテンツは、テンプレートの販売ではなく、書類作成の効率化に特化した「DIYで作る方法」の紹介になります。

■車庫の管理や顧客管理などの業務管理機能はありません。

■すべてを自動化するようなツールではありません。　

■あくまで、わたし自身が手書き手打ちを減らすために作った「書類作成部分の効率化」に限定した内容になります。

わたしのこと

■ひとり事務所でやっている行政書士です。

■自動車登録、出張封印をメインにやっています。

■たくさんの台数分の書類、１日３０台分以上、捌くこともあります。

■シンプルな方法を好みます。

　　　・手書き手打ちのほうが、早いし楽だなと判断すれば、効率重視でそうする箇所もあります。

　　　・すべて自動化するようなことには、こだわりませんし、できません。

　　　・あくまで、負担軽減、効率重視の方向性です。

■パソコンレベルは、おそらく平均。　　　

　　　・インターネット、できます。

　　　・youtube、見る専門です、動画の編集とかよくわかりません。

　　　・パスワード、よく忘れます、ログインなかなかできない時あります。

　　　・こんな感じですので、平均以下かもしれません。

■ただ、エクセルは以前の仕事の際に、勉強しましたので、少しだけわかります。

　　　・１５年くらい前の知識で、Vlookup程度。

　　　・パソコンを使える人が、CSVってのを使ってなんかやってる、という程度の知識はあった。

　　　・ただ、「このマクロ押してCSV取り込んで」と言われて、言われた通り素直に押していただけなので、何のことかはわからない。

　　　・CSVなのか、CVSなのか、調べないと今でもわからない。

■要するに、パソコンレベルは、ゼロではないが、大したことはないってことです。

対象となる方

こんな方に読んでいただけたら、ありがたいです。

■現在、手書き手打ちで自動車手続きの書類を作成されていて、手書き手打ちを減らせるものなら減らしたいな、と思っている方。

■特に、たくさんの台数の書類を作成されている方。

■DIYで、仕事のツールを作成するのが好きな方。

■手間は多少かかっても、安価に手書き手打ちを減らしてみたいなと思う方。

■調べながら、作るのが好きな方。

■パソコン操作に抵抗のない方。

　　　・テンプレートの販売を目的としていません。

　　　・あくまで、わたしのDIYツールの作成方法を紹介する記事になります。

　　　・作成するのはご自身になります。

　　　・イメージとしては、本コンテンツは組み立て家具の説明書のようなものです。材料の用意も組み立ても、ご自身でしてもらいます。

　　　・ですので、最低限、パソコン操作に抵抗のない方、ある程度慣れている方、を対象としています。

わたしのやり方のいいところ

■車検証のデータを使うので、長い車台番号も転記ミスが起こりにくい。

■作業時間、体感で３分の２くらいに短縮。

■疲労、体感で３分の１くらいに軽減。

本コンテンツの読み進め方

【０．はじめに】　本記事です。本コンテンツの紹介の記事になります。

【１．コンセプト編】　わたしのやり方の概要を説明する記事になります。

【２．データ作成編】　各書類に共通して使用する、エクセルのデータ処理を説明する記事になります。

【アルファベットで始まる記事】　【２．データ作成編】で作成したデータをもとに、各書類作成の方法を説明する記事になります。

作成に至る経緯

自動車手続きの仕事を始めたころは、すべての書類を手書きで書いていました。

数台であれば、手書きで書くことも、それほどの苦にはなりません。

しばらくは、手書きでやっていました。

最初に、このままだときついな、と思ったのは、繁忙期にたくさんの台数の依頼を、初めて受けた時です。

登録の書類作成で、２０台分以上だったと思います。

翌日までに、作らなければいけない書類でしたので、頑張って書きます。

朝９時にはじめて、終わったのが２２時か２３時だったと記憶しています。

書くのが遅いと言われてしまえば、そうなのだと思いますが、夕方頃になると手が痛くて書けないのです。

最初はいいのですが、夕方頃になり手の疲労が溜まると、１台か２台書いては、１５分休み、また１台か２台書いては、また１５分休む。

これを繰り返している間に、２２時を過ぎてしまった。

なんとかならないかと、しばらく思案を重ねますが、結局は頓挫します。

まずは、専用ソフトを調べました。

当時は、車検証も紙でしたので、バーコードをスキャンするにも、機材が必要なようでした。

ソフトプラス機材となると、まあまあの額になり、自分のスタイルにも合っているかもわからず、余裕もありませんでしたから、なかなか冒険はできませんでした。

ならば、自分で車検証のデータを抜けないか、ということで、プリンターのOCRという機能を試してみますが、だめです。

漢字の呪文で埋め尽くされた画面が、そこに広がるばかりでした。

当時は、仕事もそれほどなく、それなりに暇でしたので、そこそこの勉強の結果として、車検証のデータさえ抜ければ何とかなりそう、という知識は得ることができましたが、そこまでです。

結局は具現化できず、頑張って書く、気合で書く、根性で書く、という足りない部分は気持ちでカバーする方式を、採用せざるを得ませんでした。

とはいえ、依然として手は痛いです。

たくさんの台数の書類作成の仕事も増えてきましたので、また思案を重ねます。

次に考えたのは、考えるほどのことでもないのですが、手伝ってくれる人を見つける、というものです。

スタミナを消耗する根源である、税金の書類だけでも、誰か書いてくれないか。

１日、３時間か４時間、５０００円くらいで、やってくれる人もいるんじゃないか。

どうにか、税金の書類から逃れたいわたしは、結構本気で考えます。

しかし、人に手伝ってもらうということは、楽にもなるが、同時にリスクも抱えるものだと思っていましたので、なかなか実行に移せません。

まあ、実行に移したところで、来てくれる人がいるかどうかもわからないんですけど。

手伝ってくれる人を探すかどうか、悩みながら、引き続き業務改善の方法を模索します。

いろいろ調べていった結果、ここで、わたしにとっては、魔法の道具を知ることになります。

ドットプリンターというものです。

これは複写の用紙を印刷するもので、税金の用紙を印刷するのにピッタリです。

お恥ずかしい話、それまで、複写の紙に印刷する方法を、調べてはいたのですが、なかなかわからなかったのです。

三日三晩悩んだ挙句、Amazonで１７０００円の中古ドットプリンターを購入します。

現在も活躍中のドットプリンター、これが業務改善の、大きな第一歩になった、わたしにとっては。

車台番号や型式などの車両の情報は、車両ごとに変わりますが、車両とは関係ないところは、変わらない箇所もあります。

例えば、申請者欄や代理人欄などがそうです。

そこを先に印刷しておけるだけでも、だいぶ楽になった。

そんなことも知らなかったのか、と言われればそれまでですが、作業自体は大きく前進します。

が、ここまでです、当時は、まだ紙の車検証でしたので、だいぶ楽になったなという感触はありながらも、手の痛さは解消されませんでした。

やっと、本題です。

しばらくすると、車検証が電子車検証に変わります。

すぐに、車検証閲覧アプリから、車検証のデータを抜くことにチャレンジします。

これは、簡単にできました。

CSVデータを、アプリからダウンロード、これだけでした。

あっさり、念願の車検証データを抜くことに成功します。

が、またここで、壁に当たります。

車検証アプリから、まとめて車検証のデータを取り込んだとしても、ダウンロードは、１台ごとの個別のファイルでされます。

これを１つのシートにまとめて、マスタデータを作らないといけない。

次の課題はこれでした。

今度は、この問題に取り組みます。

数か月後、早く起きてしまった朝、再度眠れなかったわたしは、今まで調べたことをまとめて、一連の流れを実行に移してみることにします。

作り始めてからは、割とすんなりと、その日の午前中には完成したでしょうか。

稚拙ながら、なんとか手の痛さからは解放されるツールの作成に成功します。

パソコンが得意な人からすればなんてことはないのでしょうが、パソコンがそれほど得意でないわたしでも、自作のDIYツールで、手の痛さからは解放されましたので、その方法をお伝えしようと思います。

道具

使用している道具です。

■パソコン　THINKPAD　Windows11　coreultra5　16GB

　　　・10万円台の高価なパソコンではないです。

■プリンター　Brother  HL-2375DW

　　　・レーザープリンター　たしか1万円台くらいだったと思います。

■ドットプリンター 　EPSON VP-D1300

　　　・Amazonで、中古のものを１７０００円くらいで購入。

■カードリーダー　SONY　RC-S380

　　　・わたしは、確定申告用に3000円くらいで買ったと思います。電子車検証を読めれば、なんでもいいと思います。

■PDF入力ソフト　アンテナハウス　瞬間PDF書けまっせ2024

　　　・2026年時点、統合版だと15000円くらい、書けまっせ単体だと8000円くらいみたいですね。差し込みという機能を使います。ほかのPDFソフトでも差し込み機能があれば、大丈夫だとは思いますが、使ったことがないので、わからないです。すみません。

■エクセル　Microsoft 365 Apps for business

　　　・有料月額税込1428円、2026年時点。パワークエリという機能を使います。使える中では、一番安いものを、一応自分では選んでいるつもりです。近年、急激に値上がりしましたので、やめれるものならやめたいですが、かなり強力なので、このためだけに課金してます。

注意事項

■本コンテンツは、書類作成に特化したものです。車庫の管理などその他機能はありません。

■テンプレートの販売を目的としていません。

■本コンテンツの利用により生じたいかなる損害についても、責任を負いかねます。

■本コンテンツは、資格者でない方による行政書士業務を助長するものではありません。

■本コンテンツを利用する際の適法性については、ご自身でご判断ください。

■使用するソフトの環境やバージョンにより、画面や操作が異なる場合があります。

■本コンテンツの内容が、すべての環境で再現できることを保証するものではありません。

■動作環境やバージョンの違いによる不具合には対応できません。

■設定方法など、個別の操作サポートやトラブル対応はできません。

■各ソフトやサービスの利用規約に従ってご利用ください。

■本コンテンツを利用して作成した書類の内容・正確性については、最終的にご自身で必ずご確認ください。

■本コンテンツは、OSS申請ではなく、窓口申請を想定しています。

■申請書式、法令、制度の変更による内容の見直し・更新は行いません。

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