はじめに
個人塾や小規模スクールを運営していると、授業そのもの以外の連絡業務にかなり時間を取られます。
たとえば、
- 欠席連絡への返信
- 振替授業の案内
- 面談日程の調整
- 成績や学習状況の報告
- 宿題未提出へのやわらかい注意
- 講習会や月謝の案内
こうした文章は毎回ゼロから書くほどではないのに、雑に送ると保護者の印象が悪くなります。
そこで本記事では、個人塾でそのまま使いやすい ChatGPT 用プロンプトと、保護者向け文面テンプレートをまとめました。
目的は「AIで楽をすること」ではなく、毎回の連絡品質を安定させながら、先生が授業準備や生徒対応に時間を戻せるようにすることです。
このテンプレ集でできること
このテンプレ集を使うと、次のような文章を短時間で作れます。
- 丁寧だけど堅すぎない保護者返信
- 欠席、遅刻、振替への自然な返答
- 成績が伸びていないときの角が立たない報告
- 宿題未提出や集中不足を責めずに伝える文章
- 講習会、体験授業、追加受講の案内
- LINE、メール、連絡アプリ向けの短文
塾の先生が毎回悩みがちな「言い方」を、ChatGPTに任せやすい形にしています。
使い方
基本は次の3ステップです。
1. 下のプロンプトをコピーする
2. 生徒名、学年、状況だけ入れ替える
3. 出てきた文章を自分の言葉に少し直して送る
そのまま送る前に、事実関係だけは必ず確認してください。
特に、成績、料金、日程、欠席回数、面談日時は間違えると信頼に関わります。
無料サンプル
1. 欠席連絡への返信
プロンプト:
あなたは個人塾の先生です。
保護者から「本日体調不良で欠席します」と連絡が来ました。
丁寧でやわらかく、短めの返信文を3パターン作ってください。
振替については「体調が落ち着いてから相談しましょう」と自然に入れてください。出力例:
ご連絡ありがとうございます。
承知いたしました。まずは体調を優先して、ゆっくりお休みください。
振替につきましては、体調が落ち着いてから改めてご相談できればと思います。
どうぞお大事になさってください。2. 宿題未提出をやわらかく伝える
プロンプト:
あなたは個人塾の先生です。
中学2年生の生徒が最近宿題を出せていません。
保護者に責める印象を与えず、家庭でも少し声かけをお願いするLINE文を作ってください。
短めで、前向きな表現にしてください。出力例:
いつもありがとうございます。
最近、宿題の取り組みが少し不安定な日が出てきています。
授業中の理解は進んでいますので、家庭学習が安定するとさらに定着しやすくなると思います。
お手すきの際に「今日の宿題はどこまで進んだ？」と軽く声をかけていただけると助かります。
こちらでも引き続き声かけしていきます。3. 成績が伸び悩んでいるときの報告
プロンプト:
あなたは個人塾の先生です。
生徒のテスト点数が前回より少し下がりました。
保護者に対して、不安をあおらず、原因と次の対策を伝える文章を作ってください。
生徒を否定しない表現にしてください。出力例:
今回のテストは前回より点数が少し下がりましたが、授業内で確認すると、基本内容がまったく分かっていないというより、問題文の読み取りと時間配分で取りこぼしが出ている印象です。
次回に向けて、類題演習だけでなく、解く順番や見直しの練習も入れていきます。
本人の理解できている部分もありますので、そこを土台にしながら立て直していきます。ここから先では、実際の塾運営で使いやすいテンプレートを場面別にまとめます。
この記事のライター
