中小企業のAI利用は社内ルールから始めると安全
KNG AI
中小企業がAIを業務で使うなら、最初から細かい規程を作る必要はありません。
ただし、最低限のルールは必要です。
ルールがないまま「ChatGPTを使っていい」と伝えると、現場は判断に迷います。
なぜルールが必要なのか
AIは便利ですが、業務で使うときには不安もあります。
- 顧客情報を入れてよいのか
- 社内資料を入れてよいのか
- 出てきた文章をそのまま使ってよいのか
- 間違った内容を出したら誰が確認するのか
- 社員ごとに使い方がバラバラにならないか
これらが決まっていないと、慎重な社員ほど使えません。
ルールは、社員を縛るためではなく、安心して使うために作ります。
最初に決めるべき5つの社内ルール
1. 入れてよい情報
まず、AIに入力してよい情報を決めます。
例:
- 一般的な文章
- 公開済みの情報
- 個人名や会社名を伏せた相談内容
- 社内で共有してよい業務手順
- 機密情報を含まない文章のたたき台
最初は、安全な情報だけに限定した方が運用しやすいです。
2. 入れてはいけない情報
次に、AIに入力してはいけない情報を決めます。
例:
- 個人情報
- 顧客情報
- 契約情報
- パスワード
- APIキー
- 未公開の売上情報
- 社外秘の資料
迷うものは入れない、という原則にしておくと安全です。
3. 使ってよい業務
AIを使ってよい業務も決めます。
最初は、次のような業務が向いています。
- メール文面の下書き
- 議事録の整理
- 社内文書のたたき台
- FAQ作成
- 文章の校正
- アイデア出し
- チェックリスト作成
いきなり最終判断や契約判断には使わない方がよいです。
4. 人が確認する範囲
AIが出した内容は、そのまま使わない前提にします。
特に、次の内容は必ず人が確認します。
- 数字
- 固有名詞
- 契約条件
- 法律や規約に関わる内容
- 顧客に送る文章
- 社外に公開する文章
AIは下書き係、人間は最終確認者。 この役割分担を明確にします。
5. 使った結果を共有する場所
AI活用は、個人の工夫で終わらせると広がりません。
次のような共有場所を作ります。
- うまくいったプロンプト
- 使いやすかった業務例
- 失敗した使い方
- 注意すべき情報
- テンプレート
小さな共有だけでも、社内の使い方が揃っていきます。
5つの社内ルールを反映した雛形
ここまでの5つを、社内に共有しやすい形にすると次のようになります。
最初は、このくらい簡単な内容で十分です。
## AI利用ルール
1. 入れてよい情報は、公開済みの情報や機密情報を含まない文章に限定する
2. 個人情報、顧客情報、契約情報、パスワード、APIキーは入力しない
3. AIはメール文面、議事録整理、文章のたたき台、アイデア出しに使う
4. AIの出力は下書きとして扱い、社外に出す前に必ず人が確認する
5. 使ってよかった業務例やプロンプトは社内で共有する
この雛形は、上で紹介した5つの社内ルールをそのまま社内向けに書き換えたものです。
まとめ
この記事で紹介した「5つの社内ルール」は、次の5つです。
- AIに入れてよい情報を決める
- AIに入れてはいけない情報を決める
- AIを使ってよい業務を決める
- 人が確認する範囲を決める
- 活用結果を共有する場所を決める
細かい規程を作る前に、まずは現場が安心して使える最低限のルールを作ることが大切です。
この記事のライター
