AIに表や文章を作ってもらうと、見た目は整っています。それでも「このまま出してよいのか」が決められず、同じ場所を何度も読み返してしまいます。
確認が苦手なのではありません。事実、依頼条件、読みやすさを一度に判断しようとしているためです。
この記事では、確認を3種類に分け、1つの成果物を30分で修正して保存する順番を示します。架空の表を使い、どこを残し、どこを直すかまで確認できます。
提出前に見るのは「事実・依頼条件・読み手」です
確認する内容は、次の3種類です。
| 確認するもの | 見る場所 | 問題があったとき |
| 事実 | 固有名詞、日付、数字、URL、引用 | 元資料で確かめる。確かめられなければ「要確認」にするか削る |
| 依頼条件 | 目的、形式、長さ、必須項目、禁止事項 | 依頼文や指示書と照合して直す |
| 読み手 | 主語、順番、用語、次に取る行動 | 初めて読む人が迷う箇所を具体的に書き換える |
順番は、事実から始めます。根拠のない数字や条件を残したまま言い回しを整えると、あとで全体を直し直すことになるからです。
AIの回答だけを根拠にはしません。依頼文、元資料、確認できる公式情報へ戻ります。確認できない箇所は、推測で埋めずに止めます。
表は1セルずつ、文章は1文ずつ確認します
成果物全体を眺めると、どこまで見たか分からなくなります。表なら1セル、文章なら1文を、確認の単位にします。
各セルや文の横に、次のどれかを付けます。
- OK：元資料または依頼条件と合っている
- 修正：自分で正しい内容へ直せる
- 要確認：根拠が足りず、提出前に確認が必要
- 削除：依頼に不要、または根拠がない
専用の道具は要りません。文書のコメント、表の隣の列、紙のメモのどれでも構いません。すべての箇所に印が付けば、見直しの終わりが分かります。
30分を「10分・8分・9分・3分」に分けます
時間は次のように区切ります。
| 時間 | 確認すること | 終了の目安 |
| 0〜10分 | 事実を元資料と照合する | 数字、日付、固有名詞に印が付いている |
| 10〜18分 | 依頼条件と比べる | 必須項目と形式の不足がない |
| 18〜27分 | 読み手の立場で読み直す | 主語、順番、用語の曖昧さが残っていない |
| 27〜30分 | 修正版を別名で保存する | 元の出力と修正版を区別して開ける |
確認中に別の改善案が浮かんでも、今回の依頼に関係しなければ足しません。提出前に必要なのは、内容を増やすことではなく、根拠と条件をそろえることです。
例：会議メモを表にした場合
ここでは、次の架空のメモをAIで表にした例を使います。
A案の資料を来週までに確認する。担当は未定。確認後に連絡する。元のメモ（架空の例）
AIが次の表を作ったとします。
| AIが作った項目 | 判定 | 直し方 |
| 作業：A案の資料を確認 | OK | 元のメモどおりなので残す |
| 担当：山田さん | 修正 | 名前の根拠がないため「担当未定」に戻す |
| 締切：8月28日 | 要確認 | 「来週まで」から日付を決めず、依頼者へ確認する |
| 連絡：24時間以内 | 修正 | 時間の根拠がないため「確認後に連絡」に戻す |
修正後は、「A案の資料を確認／担当未定／期限日は要確認／確認後に連絡」となります。
完成した文章に見えても、担当者名、正確な日付、対応時間が元資料にないなら残しません。自然に見える情報と、確認済みの情報は別です。
今日の一手：1つ確認して別名保存します
今日やることは1つです。AIで作った表か文章を1つ開き、「事実・依頼条件・読み手」の順に印を付け、必要な箇所を直して別名で保存してください。
ファイル名は「元の名前_確認済み_日付」で構いません。完了条件は、すべての箇所が「OK・修正・要確認・削除」のいずれかになり、修正版を開き直せることです。
別の成果物を続けて確認したり、見栄えを作り替えたりする作業は、今日はしません。まず1つを最後まで確認します。
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