毎週の報告や情報集めのたびにAIを開いて、「目的はこれです」「前回の資料はこれです」「数字は勝手に足さないでください」と説明し直す。
下書きを頼む前なのに、もう少し疲れてしまいますよね。
この疲れ、AIに任せたいことを一つの箱へ全部入れたときに起こりがちです。
「前提資料を置いておくこと」と「決まった時刻までに下書きを用意すること」は、実は別の役割なんです。
AIに頼む仕事を4つに分けてみる
まずは、任せたい作業を次の4軸で見ていきます。
製品名から選ぶより、先に必要な役割を決めたほうが、あとで設定画面を行ったり来たりしにくいです。
- 資料：前回の会話、見本、PDF、表などを次回も参照したいか
- 時計：毎週・毎月の決まった時刻までに下書きが必要か
- 接続：別アプリの情報を読む、または操作する必要があるか
- 承認：送信・公開・書き込みの前に、人が止まって確認できるか
ChatGPT Projectsは、チャットとアップロードしたPDF・表計算・文書・画像、それからプロジェクト専用指示をまとめておける機能です。
続けて行う調査や文章作成なら、資料と書き方のルールを置いておく場所として検討できます。
Geminiの定期アクションは、毎日・毎週・毎月のプロンプトを登録して、指定した時刻までに回答をバックグラウンドで準備する仕組みです。
たとえば「金曜の16時までに確認リストがほしい」のように、頻度と出力の型が決まっている下書き作業に向いています。
ここでの使い分けは、公式資料に書かれた機能仕様をもとに考えた運用案です。
特定の職種で時短できること、正確性、成果を保証するものではありません。
この記事で見ていくこと
週次報告、公開情報の確認、文章の下書き、学習や家事の計画づくりを、少しラクにしたいときの話です。
AIは下書きや要約を作り、事実・宛先・送信・公開は人が確定する運用で考えます。
有料部分には、4軸を書き込める設計シート、同じ架空の週次報告をProjects用とGemini定期アクション用に分けた完成例、出力への赤入れ、接続前確認カード、継続するか考えるための記録表を載せています。
読んで終わりではなく、自分の作業を一つ選んで組み立てられる内容です。
Projectsの公式説明では、プロジェクト内の処理を指定時刻に自動実行する機能は確認できません。
ただし、これは「ChatGPT全体には自動化機能がない」という意味ではありません。
Projectsとは別に、接続アプリのイベントをきっかけに動く機能が案内されています。
Geminiの定期アクションには、対象アカウントであることやKeep Activityを有効にすることなど、利用条件があります。
段階提供中でもあるので、使えないときは通常チャットでテンプレートを使う方法へ戻れます。
機能が見当たらない日は、探し方より先に提供条件を疑って大丈夫です。ここ、地味に大事です。
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