ToDo分解・立て直し・上司確認文・GPTs設定文つき
はじめに
やることはある。
期限もある。
必要性も分かっている。
それなのに、作業に落とそうとすると手が止まる。
「何からやればいいか分からない」
この記事は、そんな状態で止まってしまう人に向けて作った、ChatGPT実務テンプレート集です。
仕事でも、副業でも、発信でも、企画作成でも、最初の一歩が決まらない場面はよくあります。
たとえば、こんな場面です。
- 上司から「この件まとめておいて」と言われたけれど、何をどこまでまとめればいいか分からない
- 会議資料を作る必要があるのに、ページ構成も論点も決まらない
- A案とB案の比較資料を作りたいのに、比較項目が決まらない
- クライアントに確認したいことはあるのに、どう聞けばいいか分からない
- 期限が近いのに、何を削って何を先に出すべきか判断できない
- ChatGPTに聞いても、一般論しか返ってこない
この状態のまま、ToDoに「資料作成」「企画を考える」「記事を書く」とだけ書いても、なかなか動けません。
そして時間だけが過ぎていきます。
その結果、
- 情報収集だけで終わる
- 資料のページ数だけ増える
- 相手に見せたら「そういうことじゃない」と言われる
- 確認が遅れて手戻りになる
- ChatGPTに聞いても、結局どこから手を付ければいいか分からない
こういう状態になりやすいです。
でも、これは能力不足ではありません。
多くの場合、止まっている原因は、仕事や作業がまだ「動ける単位」になっていないことです。
つまり、あなたが悪いのではなく、仕事の形がまだ粗いだけです。
ChatGPTに聞いても仕事が進まない理由
ChatGPTを使っているのに、仕事が進まない人は多いです。
その理由は、ChatGPTが使えないからではありません。
聞き方が、仕事を動かす形になっていないからです。
多くの人は、ChatGPTにこう聞きます。
この仕事、何からやればいいですか？
または、こう聞きます。
タスクを整理してください。
一見、正しい聞き方に見えます。
でも、これだけでは実務で使える答えになりにくいです。
なぜなら、AIは仕事の前提を知らないからです。
- 何がゴールなのか
- 何を成果物として出すのか
- 誰が見るのか
- いつまでに必要なのか
- どこで止まっているのか
- 何を決めれば進むのか
- 相手は何を期待しているのか
- どこまでやれば十分なのか
これらが分からないまま質問すると、AIの回答はこうなりがちです。
- まず情報収集しましょう
- 優先順位を決めましょう
- 関係者に確認しましょう
- スケジュールを作りましょう
- 必要な資料を整理しましょう
どれも間違いではありません。
でも、これでは動けません。
なぜなら、「何を情報収集するのか」「何を基準に優先するのか」「誰に何を確認するのか」までは決まっていないからです。
正しいけれど、実行できない回答。
これが、ChatGPTを使っても仕事が進まない典型です。
仕事が止まる原因は「タスク不足」ではなく「定義不足」です
仕事が進まないと、多くの人はToDoを増やそうとします。
「細かく分ければ動けるはず」
そう考えて、タスク管理アプリに書き出します。
でも、ToDoを増やしても動けないことがあります。
理由は、タスクの前に仕事の定義が決まっていないからです。
たとえば、次のようなToDoがあったとします。
資料を作る
これでは動きにくいです。
なぜなら、何を完成とするのかが分からないからです。
一方で、次のように定義できると、一気に動きやすくなります。
相手がA案とB案を比較できるように、判断材料を1枚に整理する
ここまで決まると、必要な行動が見えてきます。
- A案とB案の違いを出す
- 比較項目を決める
- メリットとデメリットを書く
- 判断に必要な情報だけ残す
- 1枚に収まるように削る
- 相手が判断しやすい順番に並べる
同じ「資料を作る」でも、仕事の定義が変わると、やることが変わります。
つまり、仕事は細かくする前に、まず定義する必要があります。
AIに任せるべきなのは「作業」ではなく「分解」です
AIに全部やらせようとすると、使えない成果物が出やすいです。
特に仕事では、AIが知らない前提がたくさんあります。
- 社内事情
- 相手の期待値
- 期限
- 関係者
- 優先順位
- 品質ライン
- 過去の経緯
- 暗黙のルール
AIはこれらを知らないまま、もっともらしい回答を出します。
だから、完成品をいきなり作らせるとズレます。
一方で、AIに向いている使い方があります。
それが、仕事の分解です。
AIには、完成品を丸投げするのではなく、次のような整理をさせると実務で使えます。
- 目的を整理する
- 成果物を明確にする
- 不明点を洗い出す
- 確認事項を作る
- 最初の一歩を決める
- 今日やることに落とす
- 確認文や相談文を作る
- 期限に間に合わない時の立て直し案を出す
AIは「正解を出す道具」ではありません。
動ける状態まで仕事を分解する道具です。
この前提で使うと、ChatGPTの使い方が変わります。
答えを出してください
ではなく、
この仕事を動ける形に分解してください
と依頼するのです。
この実務キットに入っているもの
ここから先では、考え方ではなく、実際にChatGPTへ入力して使える形に落とし込みます。
このキットには、以下をそのまま入れています。
- 曖昧な依頼を整理する基本テンプレート
- 「何が分からないか分からない」時に使う質問テンプレート
- 30分以内の最初の一歩を決めるテンプレート
- 大きな仕事を30〜60分単位のToDoに変えるテンプレート
- どれからやるべきかを判断する優先順位テンプレート
- 上司・クライアント・関係者に送れる確認文テンプレート
- 今日やることを3つに絞るテンプレート
- 期限が危ない時の立て直しテンプレート
- 会議資料、比較資料、業務改善、トラブル対応の実例
- 保存用のコピペテンプレート集
- そのままGPTsに入れられる「仕事分解GPTs」設定文
この商品の価値は、テンプレートの数だけではありません。
本当の価値は、曖昧な仕事を前にして止まる時間、確認文をゼロから考える時間、手戻りでやり直す時間を減らせることです。
たとえば、資料作成で迷った時に「何をどこまで作るか」を整理する。
上司やクライアントに確認したい時に、丸投げに見えない確認文を作る。
期限が危ない時に、何を削り、何を先に出し、どう相談するかを決める。
この記事は、ChatGPTの知識を増やすための記事ではありません。
止まっている仕事を、今日動かすための実務キットです。
こんな人に向いています
この実務キットは、次のような人に向いています。
- ChatGPTを使っているのに、実務で使える答えが返ってこない人
- 上司やクライアントからの曖昧な依頼で手が止まりやすい人
- 資料作成・会議準備・報告文・企画作成で毎回悩む人
- ToDoを書いても、結局何からやるか分からなくなる人
- 仕事を抱え込みやすく、確認や相談が遅れがちな人
- 期限が近づいてから焦ってしまう人
- ChatGPTを「文章作成」だけでなく「仕事整理」に使いたい人
逆に、すでに仕事の分解や確認設計が得意な方には、基本的に新しい内容は少ないかもしれません。
使い方：迷ったらこの3つだけ使ってください
テンプレートが多いと、逆にどれを使えばいいか迷うことがあります。
その場合は、まずこの3つだけ使ってください。
1. 不足情報をAIに質問させる
自分でも何が分かっていないのか分からないときは、いきなりToDo化しません。
まず、AIに不足情報を質問させます。
これで、仕事が止まっている原因が見えます。
2. 最初の一歩を決める
次に、30分以内にできる行動まで落とします。
ここで大事なのは、「調べる」「考える」「整理する」で終わらせないことです。
実際に手を動かせる行動にします。
3. 確認文を作る
仕事が止まる原因の多くは、確認不足です。
だから、曖昧なまま進めるのではなく、相手に確認する文章まで作ります。
この3つを使えば、
- 何が分からないか分からない
- 最初に何をすればいいか分からない
- 相手にどう確認すればいいか分からない
という状態から抜け出しやすくなります。
ここから先を使ってほしい人
ここまで読んで、
「自分は仕事が遅いのではなく、仕事を動ける形にする前に手を付けようとしていたのかもしれない」
と感じた方は、ここから先を使ってください。
この先では、曖昧な仕事をそのままChatGPTに入れて、
- 目的
- 成果物
- 不明点
- 最初の一歩
- 今日やる3つ
- 上司やクライアントへの確認文
まで出せるテンプレートをまとめています。
資料作成、会議準備、業務改善、比較資料、トラブル対応、期限遅れの立て直しまで、必要な場面でそのまま使えるようにしています。
仕事が止まった時に、毎回ゼロから考えなくていいようにする。
それが、この実務キットの目的です。
この記事のライター
