「引き継ぎ資料を作って」と言われたものの、何を書けばよいか分からない。
そんなとき、前任者がやっていたことを全部書き出すだけでは、次の担当者は動きにくいものです。
必要なのは、業務の説明だけではありません。
「いつ、何を見て、どこまで進め、迷ったら誰に確認するか」が分かる形に整えることが大切です。
AIは、社内事情を知っているわけではありません。けれど、自分が持っているメモや手順を、見出し・表・確認事項に整理する作業は手伝えます。
この記事では、非エンジニアの会社員でも使える、引き継ぎ資料づくりの6テンプレを紹介します。
対象は、担当業務の交代、休職・異動前の引き継ぎ、チーム内の定型作業の共有などです。
完成するのは、業務の全体像、定例作業の手順、判断ルール、例外対応、確認質問を含む引き継ぎ資料です。
先に決める：AIに任せることと、自分が確認すること
AIに任せやすいのは、手元の情報を整理する作業です。
- メモを項目別に並べ替える - 足りない情報を質問にする - 長い説明を短い手順にする - 表の形にそろえる
一方で、次の内容は必ず自分で確認します。
- 社外秘情報、個人情報、ログイン情報を入力してよいか - 担当者名、期限、金額、ファイル場所が正しいか - 社内ルールや承認者が最新か - AIが推測で補っていないか
AIの出力は完成版ではなく、確認しやすい初稿として使います。
この先では、6つの指示文、30分で作る手順、共有前チェックリストをまとめます。
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