ChatGPTを仕事で使いたいけれど、「何を入力すればいいのか分からない」と感じたことはありませんか？
AIの回答は、最初に渡す情報によって大きく変わります。ただし、長くて難しいプロンプトを暗記する必要はありません。大切なのは、目的・相手・条件・完成形を具体的に伝えることです。
この記事では、会社員や個人事業主が日常業務ですぐ使えるChatGPTプロンプトを10個紹介します。すべてコピペして使える形にしているので、［ ］の部分だけ自分の状況に合わせて書き換えてください。
なお、顧客情報、社外秘、個人情報は入力せず、数字・日付・固有名詞は必ず元資料で確認してください。
プロンプトを使う前に知っておきたい3つのコツ
1．目的を最初に伝える
「メールを書いて」ではなく、「取引先へ納期変更を相談するメールを書いて」のように、何を完成させたいかを伝えます。
2．不明点は質問させる
材料が足りないと、AIは推測で補うことがあります。「情報が不足している場合は、作成前に質問してください」と加えると安全です。
3．一度で完成させようとしない
最初の回答はたたき台です。「もう少し短く」「初心者向けに」「結論を先に」と追加で伝え、会話しながら整えましょう。
1．丁寧なビジネスメールを作る
用途：
取引先への連絡、お礼、依頼、日程調整など、失礼のないメールを短時間で作りたいとき。
プロンプト：
あなたはビジネスメールの編集者です。
以下の内容を、［相手との関係］に送る丁寧で自然なメールにしてください。
目的：［メールの目的］
伝えたい内容：
・［要点1］
・［要点2］
・［要点3］
条件：
・件名を3案出す
・本文は300文字以内
・結論を先に書く
・過度に堅い表現は避ける
・事実として書かれていない内容は追加しない
ポイント：
相手との関係を「初めて連絡する取引先」「長く付き合いのある担当者」など具体的にすると、距離感が合いやすくなります。
2．書いたメールを添削する
用途：
自分で書いた文章を、読みやすく、誤解のない表現に直したいとき。
プロンプト：
以下のメールを添削してください。
［メール本文を貼り付ける］
確認項目：
・結論が分かりやすいか
・相手が次に何をすればよいか明確か
・冗長な表現がないか
・失礼または強すぎる表現がないか
・誤字脱字がないか
出力は、
1．修正版
2．主な変更点
3．送信前に人が確認すべき箇所
の順にしてください。内容の事実関係は変更しないでください。
ポイント：
「変更点」を出してもらうと、AIに直してもらうだけでなく、自分の文章改善にも役立ちます。
3．会議メモから議事録を作る
用途：
箇条書きや走り書きのメモから、共有しやすい議事録を作りたいとき。
プロンプト：
以下の会議メモを議事録に整理してください。
［会議メモを貼り付ける］
次の項目に分けてください。
・会議の目的
・決定事項
・未決事項
・担当者別のタスク
・期限
・次回確認すること
ルール：
・メモにない情報は推測しない
・担当者や期限が不明な項目は「要確認」と書く
・重複する内容はまとめる
・重要な決定事項を最初に表示する
ポイント：
議事録へ顧客名や機密情報を入力する場合は、会社のAI利用ルールを確認し、必要に応じて匿名化してください。
4．長い文章を目的別に要約する
用途：
報告書、記事、社内文書などから、必要な部分だけ短時間で把握したいとき。
プロンプト：
以下の文章を［読む人］向けに要約してください。
［文章を貼り付ける］
目的：［何を判断・理解するための要約か］
形式：
・結論を最初に1文
・重要ポイントを5つ以内
・数字、期限、条件を別枠で整理
・専門用語には短い説明を付ける
・原文にない推測は加えない
最後に「原文を確認すべき箇所」も挙げてください。
ポイント：
単に「要約して」と頼むより、読む人と目的を指定すると、残すべき情報が明確になります。
5．資料の構成案を作る
用途：
プレゼンや社内提案で、何をどの順番で話すか整理したいとき。
プロンプト：
［テーマ］について、［対象者］向けの説明資料を作ります。
目的：［資料を見た人に理解・判断・行動してほしいこと］
発表時間：［ ］分
スライド枚数：［ ］枚程度
各スライドについて、
・見出し
・伝える要点
・入れるとよい図やデータ
・話すときの補足
を表で整理してください。
全体は「課題→原因→解決策→効果→注意点→次の行動」の流れを基本にしてください。
ポイント：
構成が決まってから各ページを作ると、途中で話がずれるのを防げます。
6．企画案を具体化する
用途：
漠然としたアイデアを、検討できる企画案へ育てたいとき。
プロンプト：
以下のアイデアを企画案として具体化してください。
アイデア：［考えていること］
対象：［顧客・社内・地域など］
解決したい課題：［課題］
使える予算・期間：［条件］
次の観点で整理してください。
・企画の概要
・対象者のメリット
・実施手順
・必要な準備
・想定されるリスク
・成功を測る指標
・小さく試す方法
肯定的な意見だけでなく、反対意見や実現が難しい点も挙げてください。
ポイント：
AIは企画の正解を決めるものではなく、検討材料を増やす相手として使うと効果的です。
7．一日のタスクと優先順位を整理する
用途：
仕事が重なり、何から手を付けるか迷っているとき。
プロンプト：
以下が今日のタスクです。
［タスク、期限、所要時間を書き出す］
勤務時間：［開始］〜［終了］
固定予定：［会議や外出］
集中しやすい時間：［午前／午後など］
次の条件で予定表を作ってください。
・重要度と緊急度を分ける
・似た作業はまとめる
・集中作業の間に休憩を入れる
・突発対応の予備時間を30分確保する
・今日やらない仕事も明示する
最後に、最優先の3タスクを示してください。
ポイント：
AIの予定表をそのまま採用せず、実際の移動時間や自分の集中力に合わせて調整しましょう。
8．Excel関数を作って説明してもらう
用途：
やりたい集計は分かるけれど、どの関数を使えばよいか分からないとき。
プロンプト：
Excelで次の処理をしたいです。
目的：［やりたいこと］
表の構成：
・A列：［内容］
・B列：［内容］
・C列：［内容］
使用環境：［Microsoft 365／Excel 2021など］
サンプルデータ：［個人情報を除いた例］
最適な数式を提示し、
1．数式
2．各部分の意味
3．入力するセル
4．エラーになりやすい点
5．別の方法
の順に説明してください。
ポイント：
Excelのバージョンによって使える関数が異なるため、使用環境を伝えるのが重要です。実データでは必ず検算してください。
9．アイデアを複数の視点から出す
用途：
自分だけでは似た案ばかりになり、発想を広げたいとき。
プロンプト：
［テーマ］についてアイデアを20個出してください。
対象者：［誰向けか］
目的：［何を改善したいか］
条件：［予算・期間・使える人員など］
次の5つの視点から4案ずつ考えてください。
・すぐ実行できる案
・費用をかけない案
・顧客体験を良くする案
・業務時間を減らす案
・常識を疑う大胆な案
各案に、期待できる効果と最初の一歩を付けてください。
ポイント：
数だけを求めず、視点を分けると案の幅が広がります。最後に自社へ合うかを人が判断します。
10．AIに「より良い依頼文」を作らせる
用途：
自分の依頼が曖昧で、どのようなプロンプトにすればよいか分からないとき。
プロンプト：
私はChatGPTに［やってほしい仕事］を依頼したいです。
最終的に欲しいものは［完成形］です。
良い回答を作るために必要な情報を、重要な順に最大5つ質問してください。
私が回答した後、その情報を使って実行用のプロンプトを作成してください。
プロンプトには、
・役割
・目的
・対象者
・前提情報
・条件
・出力形式
・推測を避ける指示
を含めてください。
ポイント：
最初から完璧なプロンプトを書く必要はありません。AIに質問役を任せると、抜けている条件に気づきやすくなります。
プロンプトは「保存して育てる」
一度うまくいったプロンプトは、毎回ゼロから作り直さず保存しておきましょう。
保存するときは、
・どんな場面で使うか
・入力前に準備する情報
・人が確認する項目
・実際に短縮できた時間
を一緒に残すのがおすすめです。
使うたびに条件を一つずつ改善すると、自分の仕事に合ったテンプレートになります。
安全に使うための最終チェック
送信・提出する前に、次の点を確認してください。
・個人情報や社外秘を入力していないか
・数字、日付、固有名詞は正しいか
・AIが事実にない内容を補っていないか
・相手や自社のルールに合った表現か
・最終判断をAIだけに任せていないか
特に、法律、医療、契約、採用、評価、金銭に関わる内容は、公式情報や専門家による確認が必要です。
まとめ
ChatGPTを仕事で活用するコツは、魔法の言葉を探すことではありません。
目的、相手、前提、条件、完成形を伝え、出てきた回答を人が確認しながら改善することです。
まずは10個すべてを使おうとせず、今の仕事で一番時間がかかっている作業を一つ選んでください。メール、議事録、資料構成、タスク整理のどれか一つでも、毎日使えば自分に合う頼み方が見えてきます。
この「AI業務メモ」では、明日から使えるAI仕事術を、具体例と注意点つきで紹介していきます。役立ったプロンプトがあれば、ぜひ自分用に書き換えて保存してみてください。
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