ChatGPT実践例｜メール・議事録・資料作成をそのまま真似できる
AI業務メモ
ChatGPTを仕事で使ってみたい。でも、実際にどんな頼み方をすればいいのか分からない。そんな方向けに、今回は私がよく使う「メール」「議事録」「資料構成」の3場面を、すぐ試せる形でまとめます。
ポイントは、AIに丸投げするのではなく、目的・相手・条件を渡して下書きを作らせることです。最後の確認と判断は人が行います。
## まず覚えておきたい依頼の型
良い結果を得るには、次の5点を順番に伝えます。
1. 役割：あなたは営業担当です
2. 目的：打ち合わせ後のお礼メールを作る
3. 相手：初めて商談した企業の担当者
4. 条件：丁寧、300文字以内、次回提案につなげる
5. 出力形式：件名と本文を分ける
この型は、メール以外のほぼすべての業務で使えます。
## 実践例1：ビジネスメールを作る
「お礼メールを書いて」だけでは、内容が一般的になりがちです。次のように具体化します。
【そのまま使えるプロンプト】
あなたは法人営業の担当者です。初回打ち合わせのお礼メールを作成してください。相手は中小企業の総務担当者です。打ち合わせでは、社内問い合わせ対応の効率化が課題として挙がりました。丁寧だが堅すぎない文体で、300文字以内。件名と本文を分け、最後に次回の提案機会をお願いする一文を入れてください。
生成された文章には、担当者名、日時、実際に話した内容を加えます。「AIが書いたきれいな文章」より、「相手との会話が反映された文章」のほうが信頼されます。
【確認ポイント】
・社名と氏名は正しいか
・約束していない内容を加えていないか
・敬語が相手との関係に合っているか
・機密情報が含まれていないか
## 実践例2：会議メモから議事録を作る
箇条書きのメモを、次のプロンプトと一緒に貼り付けます。
【そのまま使えるプロンプト】
以下の会議メモを議事録に整理してください。見出しは「決定事項」「保留事項」「担当者別タスク」「次回までの期限」「確認が必要な点」としてください。情報が足りない箇所は推測せず「要確認」と記載してください。簡潔な箇条書きで出力してください。
大切なのは「推測しない」と明記することです。AIは文章を自然につなぐのが得意な一方、曖昧な箇所まで補ってしまうことがあります。
さらに、完成後に「この議事録から、各担当者に送る確認メッセージも作成して」と続ければ、議事録から連絡文まで一連の流れを効率化できます。
## 実践例3：提案資料の構成を作る
白紙から資料を作ると時間がかかります。まず構成案だけをAIに考えてもらいます。
【そのまま使えるプロンプト】
あなたは業務改善コンサルタントです。中小企業向けに「生成AIを使った問い合わせ対応の効率化」を提案する10枚の資料構成を作ってください。対象はAI初心者の経営者です。各ページについて、タイトル、伝える要点、入れると効果的な図や数値の案を示してください。専門用語はできるだけ避けてください。
最初から完成原稿を求めるより、構成→各ページの要点→文章の順に進めると修正しやすくなります。
## 一度で完成させようとしない
ChatGPTは対話しながら整える道具です。最初の回答を見て、次のように追加依頼します。
・もっと短くして
・初心者向けの言葉に直して
・具体例を1つ加えて
・営業色を弱くして
・抜けている観点を3つ指摘して
・事実確認が必要な箇所を一覧にして
この「修正の往復」が、実務で使える品質につながります。
## 安全に使うためのルール
顧客名、個人情報、契約内容、未公開情報などは、利用中のサービスや会社のルールを確認せず入力しないでください。固有名詞を「A社」「担当者B」に置き換えて下書きを作り、最後に自分で戻す方法も有効です。
また、数字、法律、料金、製品仕様などは必ず一次情報で確認します。AIの文章が自然であることと、内容が正しいことは別です。
## 今日から始めるなら
まずは今日送るメールを1通だけ、この5項目の型で依頼してみてください。次に議事録、最後に資料構成へ広げると、無理なく習慣化できます。
AI業務メモでは、実際の仕事ですぐ使えるプロンプトと、失敗しないための確認ポイントを今後も紹介します。役立ったらフォローして、次の記事も読んでいただけるとうれしいです。
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