英語の取引先メールが届いたら？AIチャットで要点・相手の依頼・返信の下書きに分けて確認してみよう

1. この記事で作るもの：英文メールの要点表と返信の下書き

英文の取引先メールが届いたとき、「何を頼まれているのか」「いつまでに何を返せばよいのか」が読み取れず、返信を後回しにしてしまったことはありませんか。

英語が得意でなくても、無料のAIチャットを使えば、要点を日本語で整理し、返信の下書きまで用意できます。

この記事では、その進め方を架空の例で順番に説明します。

まず、この記事のゴールである完成例を見てください。

登場する会社名・人名・メールの内容はすべて架空です。

自社は「サンプル商会」、担当は営業の「佐藤さん」、取引先は「Example Trading Co.」の「Ms. Brown」とします。

佐藤さんのもとに届いたのは、件名が「Sample order - delivery date and quantity」のメールで、内容は「サンプルをありがとう」「次回注文の納期を11月13日（金）までに知らせてほしい」「数量を200から300に変更したい」「その変更で価格に影響があるか知りたい」というものでした。

これをAIチャットで整理すると、次のような表になります。

この表を見ると、相手の依頼は3つあり、期限がはっきり書かれているのは「納期を11月13日（金）までに知らせる」の1つだけだと分かります。

残りの2つには期限がありません。

つまり、まず送るべきなのは「いつまでに、何を回答するか」を伝える受領の連絡だ、と判断できます。

日付と曜日の組み合わせは、メールが届いた年のカレンダーで必ず確認してください。

上の例は2026年の暦で11月13日が金曜日なので「（金）」と書いていますが、年が変われば曜日も変わります。

この記事は、無料のAIチャットとブラウザだけで完結します。

コードやAPI、難しい設定は不要です。

ただし、契約条件や法的な判断、翻訳の正確さを保証するものではありません。

納期・数量・価格のように会社として約束する内容はAIに決めさせず、社内の承認者や元の資料で確認したうえで、人が決めます。

記事の流れは、英文を貼る→日本語の要点→依頼・期限の表→返信方針を自分で決める→英文の下書きと日本語訳→原文と見比べて送る、の順です。

2. 準備：必要なものと、貼る前に気をつけること

用意するものは、次の3つだけです。

1つ目は無料のAIチャットのアカウント、2つ目はブラウザ、3つ目は届いた英文メールです。

特別なソフトや追加の費用は必要ありません。

コードやAPI、難しい設定も使いません。

スマートフォンでもパソコンでも、英文を貼り付けて指示文を送るだけで始められます。

ただし、貼るメールはそのままではいけません。

実際の社名・氏名・メールアドレス・金額・口座番号・契約番号は貼らず、架空の名前に置き換えるか、その部分を削ってください。

財務情報やパスワード・認証情報、機密の業務文書も、同じように慎重に扱うべき情報です。

判断に迷う行は、思い切って削ってから貼るのが安全です。

取引先名は「Example Trading Co.」、担当者は「Ms. Brown」のように置き換えれば、文面の意味は十分に伝わります。

学習利用の設定も確認しておきましょう。

ChatGPTでは、Webの「Settings」 → Data controls →「Improve the model for everyone」をオフにすると、それ以降の新しい会話がモデルの学習に使われなくなります。

ただし、すでに保存されている会話が削除されるわけではありません。

Claudeではプライバシー設定でモデル改善の扱いを変更でき、incognito（シークレット）チャットは設定にかかわらず改善には使われません。

これらの画面や項目名は変わることがあるため、使う前に各サービスの公式ヘルプで最新の状態を確認してください。

進め方について2点補足します。

1つ目は、要点を整理する表の列（相手の依頼／期限／こちらの判断が必要な点／原文にない・不明な点）と、返信方針を日本語で先に決めてから英文を作る手順は、この記事で紹介する整理のしかたであり、公式に決められた方法ではありません。

自社に合う形に変えてかまいません。

2つ目は、AIの出力の扱いです。

クラスメソッドが2023年4月25日に公開した記事では、ChatGPTで英文メールの下書きを作り、「もっと短く」「件名を考えて」と頼んで反復しながら整える使い方が紹介されています。

同時に、出力はそのまま使わず確認と編集が必要で、語の意味のずれがあり、ある程度の言語力による確認が要ることも述べられています。

文化的な丁寧さの違いにも注意が必要です。

つまり、AIは下書きを作る相棒であり、最後に内容を確かめて送るのは自分です。

準備ができたら、まずは架空化した英文メールを貼り、内容を整理するところから始めましょう。

3. 手順①：英文を貼って、要点と相手の依頼を表にする

ここからは、届いた英文メールをAIチャットに貼り、日本語の要点と「相手が何をしてほしいか」の表を作ります。

コードやAPI、特別な設定は不要です。

無料のAIチャットで構いません。

サービスごとの画面操作やボタン名、料金、入力できる文字数の上限はここでは扱いません。

英文を貼り付けて、下に示す指示文を送る、という操作だけを行います。

まず、実際の社名・氏名・メールアドレス・金額・口座・契約番号などは貼らず、架空の例に置き換えるか削ってください。

ここで使う例はすべて架空です。

自社を「サンプル商会」、担当を「佐藤さん」、取引先を「Example Trading Co.」の「Ms. Brown」とします。

届いた英文メールは次の内容だとします。

件名：Sample order - delivery date and quantity

Hello Mr. Sato, Thank you for the samples. Could you let us know the delivery date for the next order by Friday, November 13? Also, we would like to change the quantity from 200 to 300 if possible. Please let us know if this affects the price. Best regards, Emily Brown

この英文には、相手の依頼が三つ含まれています。

一つ目は、次回注文の納期を11月13日までに知らせることです。

二つ目は、数量を200から300に変更できるかどうかです。

三つ目は、数量変更によって価格に影響が出るかどうかです。

なお、2026年の暦では11月13日は金曜日です。

ただし、読者の手元にある実際のメールでは、文面の日付と曜日が合っているかを自分のカレンダーで確認してください。

日付と曜日がずれていると、期限の理解を誤ることがあります。

次に、AIチャットへ次の指示文をそのまま貼ります。

そのあと、または前に、英文メールを貼り付けて送ってください。

あなたは英文メールの理解を手伝うアシスタントです。次の英文メールを、書かれている内容だけを根拠に、(1)日本語の要点を3行以内、(2)相手の依頼を一つずつ、「相手の依頼／期限（なければ「記載なし」）／こちらの判断が必要な点／原文にない・不明な点」の4列の表、の順にまとめてください。原文にない日付・数量・金額・約束は書かず、分からない点は【原文に記載なし】と書いてください。

出力は、次のような表になれば整理できています。

列の分け方は公式に決まった方法ではなく、この記事で扱いやすいようにした整理例です。

完成状態かどうかは、AIの出力を英文メールと見比べて確認します。

まず、依頼が三つとも表に出ているかを見ます。

「納期」「数量変更」「価格への影響」の三つが欠けていないか確認してください。

次に、期限が正しく分けられているかを見ます。

納期を11月13日までに知らせてほしいという依頼には期限がありますが、数量変更と価格への影響には期限の記載がありません。

ここに勝手な期限が足されていたら、その部分は削るか、書き直してもらいます。

また、200や300という数量、11月13日という日付が原文どおりかも見ます。

原文にない金額や納期が書かれていた場合は、採用せず、AIに「原文と方針にない内容は入れず、【原文に記載なし】と明記してください」と頼み直します。

もし表がうまく出ない場合は、「依頼を一つずつ表にし直し、期限がなければ『記載なし』と書いてください。

原文にない日付や約束は書かないでください」と追加で指示します。

要点が長すぎる場合は「日本語の要点を3行以内にしてください」と伝えます。

この段階では、返信文をまだ作らせなくて構いません。

まず、相手が何を求めているのか、期限はどれか、自分たちが判断すべきことは何かを分けて確認することが目的です。

4. 手順②：返信方針を自分で決めてから、英文の返信下書きを作る

要点と依頼の表ができたら、次は返信方針を日本語で決めます。

ここが大切です。

納期、数量変更の可否、価格への影響は、AIに決めさせてはいけません。

社内の承認者や元資料、在庫表、価格表、見積条件を確認して、人が決めます。

AIに頼むのは、その決めた方針を英文の下書きにすることです。

今回の例では、次の方針にします。

「納期と数量変更の可否と価格への影響は、社内で確認してから11月12日までに回答すると伝える受領連絡を先に送る」。

確認前に「11月13日に納品できます」「数量300に変更できます」「価格は変わりません」と約束しない、という方針です。

2026年の暦では11月12日は木曜日です。

相手が求めている11月13日よりも前に、いったん回答する日を伝える形です。

もし社内確認が11月12日に間に合わない場合は、自分で勝手に期限を延ばして約束せず、承認者に相談してから送る文面を決めます。

返信下書きを作るときは、方針を先に書き、そのあとに次の指示文を送ります。

次の返信方針に沿って、丁寧で短い英文の返信を書いてください。方針に書いていない約束・日付・金額は入れないでください。続けて日本語訳も付けてください。

返信方針：納期と数量変更の可否と価格への影響は、社内で確認してから11月12日までに回答すると伝える受領連絡を先に送る。数量変更を承諾したとは書かない。価格への影響があるともないとも書かない。納期の確定日も書かない。

出力例は、次のようなものです。

件名：Re: Sample order - delivery date and quantity

Dear Ms. Brown, Thank you for your email. We have received your request about the delivery date for the next order, the quantity change from 200 to 300, and the possible price impact. We are checking these points internally and will reply to you by Thursday, November 12. Thank you for your patience. Best regards, Sato

日本語訳の例です。

ブラウン様、 メールをありがとうございます。

次回注文の納期、数量を200から300へ変更すること、および価格への影響の可能性についてのご依頼を承りました。

社内で確認し、11月12日木曜日までにご返信いたします。

お待ちいただきありがとうございます。

佐藤

この下書きは、三つの依頼に触れつつ、数量変更や価格、納期を確定していません。

方針にある「11月12日までに回答する」だけを約束しています。

ここで確認するのは、原文にない約束が足されていないか、方針から外れた日付や金額がないか、日本語訳が自分の意図と合っているかです。

AIに「合っていますか」と聞くだけでは不十分です。

AIはもっともらしく「合っています」と答えることがあるため、必ず元の英文メールと、自分が決めた日本語の方針に戻って見比べます。

AIは原文にない内容を足すことがあります。

たとえば、納期を「11月30日」に変えたり、「数量変更を承諾します」という一文を足したりする場合があります。

11月30日は原文にも方針にもなく、数量変更の承諾もまだ社内確認前です。

このような文があれば、そのまま使わず、「原文と方針にない日付と承諾表現を削り、確認中であることだけを書いてください」と直します。

読みにくい場合は「もっと短く」と頼みます。

きつく感じる場合は「もっとやわらかく」と頼みます。

意味が不安な箇所は、英文だけを見ずに日本語訳と見比べ、違和感があれば「この部分は数量変更を承諾も拒否もしない表現にしてください」「価格への影響は確認中とだけ書いてください」のように、別の言い回しを具体的に頼みます。

返信文の英語を自分で最終確認できない重要な場面、たとえば契約や価格の確定に関わる場面では、社内の英語が分かる人や専門家に確認してもらってください。

ここで紹介した表の列や、返信方針を日本語で先に決める手順は、公式の方法論ではなく、この記事で分かりやすくするための整理例です。

最後に送る前に、日付と曜日、数量、依頼への答え、原文にない約束の有無をもう一度見直します。

5. 具体例：要点表・英文の返信・送る前の確認リスト

ここではすべて架空の例です。

架空の会社「サンプル商会」の営業担当「佐藤さん」に、架空の取引先「Example Trading Co.」の「Ms. Brown」から、次の英文メールが届いたとします。

件名: Sample order - delivery date and quantity 本文: Hello Mr. Sato, Thank you for the samples. Could you let us know the delivery date for the next order by Friday, November 13? Also, we would like to change the quantity from 200 to 300 if possible. Please let us know if this affects the price. Best regards, Emily Brown

この例では、2026年の暦で11月13日は金曜日です。

ただし実際のメールでは、自分の受信箱にある日付と、原文の曜日が一致しているかを確認してください。

年が書かれていない場合は、年も【原文に記載なし】として扱います。

相手の依頼を整理すると、次の表になります。

この表の列と、返信方針を日本語で先に決める手順は、本ラボの整理例であり、公式の方法論ではありません。

返信方針は人が決めます。

例では「納期と数量変更の可否と価格への影響は、社内で確認してから11月12日（木）までに回答すると伝える受領連絡を先に送る」とします。

確認前に納期や数量変更、価格を約束しない返信です。

11月12日は、相手の期限である11月13日の前日です。

実際の日付は自分の状況に合わせて人が決めてください。

返信下書きを頼む指示文の例は、次のとおりです。

「次の返信方針に沿って、丁寧で短い英文の返信を書いてください。

方針に書いていない約束・日付・金額は入れないでください。

続けて日本語訳も付けてください。」

この方針で作った英文の返信例です。

件名: Re: Sample order - delivery date and quantity Dear Ms. Brown, Thank you for your email. We understand your requests about the delivery date, the quantity change from 200 to 300, and the possible price impact. We are checking these points internally and will reply to you by Thursday, November 12. Best regards, Sato Sample Shokai

日本語訳: ブラウン様 メールありがとうございます。

次回注文の納期、数量を200から300へ変更すること、価格への影響の可能性について承知しました。

これらの点を社内で確認し、11月12日（木）までにご返信いたします。

佐藤 サンプル商会

送る前に、次の6項目を上から順に確認します。

英文メールの下書きをAIチャットで作る使い方については、クラスメソッドの記事（2023年4月25日公開）でも、「もっと短く」「件名を考えて」と反復して整える例が紹介されています。

同時に、出力はそのまま使わず確認・編集が必要で、語の意味のずれがあり、ある程度の言語力による確認が要ると述べられています。

この例でも、AIの英文をそのまま送らず、日本語訳と原文を見比べてから送ってください。

この6項目と指示文は、次回も同じように使い回せます。

メールごとに変えるのは、貼る英文メールと返信方針だけです。

6. 完了確認と、うまくいかないときの戻り方

完了の目安は3つです。

1つ目は、要点表に相手の依頼がすべて入り、期限が原文と一致していることです。

この例なら「納期を知らせてほしい」「数量を200から300に変更できるか」「価格に影響があるか」の3点が表にあり、納期の期限が Friday, November 13 と原文どおりで、他の2点は期限「記載なし」になっていることです。

2つ目は、返信の英文に方針にない約束がないことです。

実際の納期、変更可否、価格の結論を勝手に入れず、社内確認中であることと、自分で決めた返信期限だけが書かれている状態にします。

3つ目は、6項目の確認リストが通ることです。

日付と曜日、数量・金額、依頼の網羅、原文にない約束、貼ってはいけない情報、日本語訳との一致を上から確認します。

ここが全部通れば、送る前の準備ができたと判断できます。

うまくいかないときは、原因ごとに戻る場所があります。

AIが原文にない日付や約束を足したときは、指示文に「原文に書かれている内容だけを根拠にしてください。

原文にない日付・数量・金額・約束は書かないでください。

分からない点は【原文に記載なし】と書いてください。」

と入れ直して、もう一度出します。

出てきた文と原文を並べ、余分な日付や「できます」「問題ありません」といった断定がないか見ます。

依頼が抜けたときは、原文の該当文をそのまま貼って、「この文が表と返信に入っていますか。

入っていなければ追加してください。」

と聞き直します。

例えば "Also, we would like to change the quantity from 200 to 300 if possible." を貼り、数量変更の依頼が表にあるか確認します。

英語の意味に自信が持てないときは、まず日本語訳と原文を見比べます。

不安な箇所があれば「この部分をもっと短く」「もっとやわらかく」と別の言い回しを頼み、意味が変わらないか確認します。

契約・価格の確定など重要な場面で、自分で英語を最終確認できないときは、社内の英語が分かる人や専門家に確認してもらいます。

貼ってはいけない情報を貼ってしまったときは、その会話は使わず、実際の社名・氏名・メールアドレス・金額・口座・契約番号を削るか架空の名前に置き換えて、新しい会話で貼り直します。

以後も、AIに貼る前に架空化する習慣にします。

学習利用を避けたい場合は、普段使うAIチャットの公式ヘルプでプライバシー設定を確認し、必要ならモデル改善に使わない設定にしてください。

設定画面は変わることがあるため、公式の最新案内を見てください。

契約条件や法的な判断が必要なときは、AIに決めさせず、担当部署や専門家に確認します。

AIチャットで作るのは、英文の理解と返信下書きの準備までです。

最後に、次に届く英文メールを1通だけ選び、社名・人名・金額などを架空化して、この記事の指示文と確認リストを使って試してください。

1通できたら、同じ流れを別の英文メールにも広げられます。

この記事が少しでも参考になったら、AI実用ラボをフォローしていただけるとうれしいです。初心者にも分かりやすいAI活用情報をこれからもお届けします。