入金が遅れている取引先に、どう連絡しますか？AIチャットで角を立てない2段階の確認メールを作る方法

1. この記事で作るもの：入金確認メール2通（1回目・2回目）

まず、完成した1回目の入金確認メール例を見てみましょう。

会社名・人名・請求書番号・金額はすべて架空の例です。

サンプル社が、取引先の見本商事 山田様へ、入金期日の翌日に送る想定です。

件名：請求書(INV-0001)のご入金確認のお願い

見本商事 山田様

いつもお世話になっております。

サンプル社です。

請求書番号INV-0001、金額100,000円、入金期日は先月末日の件でご連絡いたします。

行き違いでご入金いただいておりましたら、ご容赦ください。

恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします。

サンプル社

入金が遅れている取引先への連絡は、どこか言いにくく、つい後回しにしがちです。

また、文面が強すぎないか、弱すぎて伝わらないのではないかと迷うこともあります。

しかし、確認しないまま時間が過ぎると、相手も気づかないままになり、こちらも次の行動を決められません。

この記事では、無料のAIチャットとブラウザだけを使って、入金確認メールを2通に分けて下書きします。

1回目は、入金期日の翌日を例に、入金忘れの可能性も考えてやんわり確認するメールです。

2回目は、入金期日の3日後を例に、未入金であることを丁寧に伝え、新しい入金期日を確認するメールです。

この日数は解説サイトで示されている例であり、法令や契約で決まったものではありません。

自社の契約・支払条件を優先してください。

また、反応がない場合に電話で確認する、催促状を送るなどの次の連絡手段も整理します。

ただし、法的措置、遅延損害金、下請法等の判断はこの記事では扱いません。

必要な場合は、専門家や公的窓口に確認してください。

必要なものは、無料のAIチャットのアカウントとブラウザ、そして架空化した請求情報です。

請求情報には、請求書番号、金額、入金期日、相手の担当者名を含めます。

コードやAPI、難しい設定の知識は不要です。

入金率や回収率を保証するものではなく、効果を数値で示すこともできません。

あくまで、角を立てずに確認し、次の連絡へ進みやすくするための文面づくりとして使います。

2. 準備：必要なものと、貼る前に気をつけること

必要なものは、無料のAIチャットのアカウントと、インターネットにつながったブラウザだけです。

追加のソフト、コード、APIの知識、有料プランの契約は必要ありません。

まず、請求書番号、金額、入金期日、相手の担当者名を用意します。

ただし、そのまま使わず、架空の情報に置き換えてください。

たとえば「サンプル社から見本商事の山田様宛て、請求書番号INV-0001、金額100,000円、入金期日は先月末」といった具合です。

これはすべて架空の例で、実在の会社・人名・金額ではありません。

自社名や自分の名前も、必要なら架空の名前にしておくと安心です。

AIに下書きを頼む前に、入金履歴や通帳記帳などで、本当に未入金かを確認します。

すでに入金済みなら、このメールは送りません。

行き違いの可能性がある場合は、本文に配慮の一文を入れます。

本文で使う「1回目（やんわり確認）」「2回目（未入金を丁寧に伝え、新しい入金期日を確認）」「反応がない場合の次の連絡手段」という分け方は、この記事での整理例です。

公式の方法論ではありません。

AIチャットに貼ってはいけない情報は、取引先の実名、担当者の実名、実際の金額、口座情報、請求書の画像です。

これらは架空化するか、削ってから入力します。

会社名・人名・金額・期日をすべて架空のものに置き換えれば、下書きの流れを確認できます。

学習利用の設定も確認します。

OpenAIはWebのSettings→Data controls→Improve the model for everyoneをオフにすると、これ以降の新しい会話がモデル学習に使われません。

ただし、保存済みの会話は削除されません。

Claudeはプライバシー設定でモデル改善への利用を変更でき、シークレットチャットは改善に使われません。

画面や名称は変わることがあるため、公式ヘルプで最新の設定を確認してください。

財務や取引先の機密情報は、入力前に慎重に扱う必要があります。

言いにくくて、つい後回しにしちゃうんですよね。AIに書いてもらえば角が立たないんですか？

下書きの手助けにはなります。ただし送るかどうかと中身の確認は自分で行うので、その手順を順に見ていきましょう。

3. 手順①：請求情報を渡して、1回目・2回目の下書きを作ってもらう

未入金の取引先への連絡は、いきなり強い催促文を書こうとすると、角が立ちそうで手が止まりがちです。

ここでは無料のAIチャットに、架空の請求情報を貼り、1回目と2回目の入金確認メールを分けて下書きしてもらいます。

サービスごとの画面操作を覚える必要はありません。

請求情報を貼り付けて、下の指示文を送るだけです。

まず手元に、請求書番号・金額・入金期日・宛名（取引先名と担当者名）を用意します。

ただし、実際の取引先名・担当者名・実際の金額・口座情報・請求書画像はAIに貼らないでください。

必要な場合は架空の名前に置き換えるか、削ってから使います。

ここでは例として次の情報を使います。

【請求情報（架空の例）】

「期日の翌日」「3日後」は、マネーフォワード クラウドの解説で紹介されている例です。

必ずこの日数にしなければならないという決まりではないので、自社の契約・支払条件がある場合はそちらを優先してください。

上の【請求情報】を貼り、続けて次の指示文をそのまま貼ります。

必要に応じて「1回目はやんわり」「2回目は未入金の事実と新しい期日の確認」という条件が残るようにしてください。

あなたは取引先への連絡文を手伝うアシスタントです。次の請求情報だけを根拠に、見本商事の山田様宛ての入金確認メールを、1回目(やんわり確認)と2回目(未入金を丁寧に伝え、新しい入金期日を確認)の2通で下書きしてください。請求書番号・金額・期日は請求情報のとおりに書き、強い言葉は使わないでください。情報にない日付・金額は書かず、分からない点は【情報なし】と書いてください。

送信後、返ってきた下書きをまず次の目で確認します。

1回目と2回目が別々になっているか。

1回目は「行き違いの可能性」に触れたやんわりした確認になっているか。

2回目は未入金であることと、新しい入金期日の確認が入っているか。

もし2通に分かれていなければ、「1回目と2回目を分けて、それぞれ件名と本文を出してください」と追加で伝えます。

強い言葉が混ざっていれば「『至急お支払いください』などの強い表現を避け、丁寧な表現に直してください」と依頼します。

請求情報にない日付や金額が入っていたら、「情報にない日付・金額は書かず、【情報なし】としてください」と再度伝えます。

期待する状態は、2通の下書きができ、それぞれに件名・宛名・本文があり、請求書番号・金額・期日がこちらの情報どおりに使われていることです。

ただし、この時点ではまだ送信しません。

AIは番号や金額を正しく写しているとは限らないため、次の章で請求書と突き合わせます。

4. 手順②：件名と本文を整え、請求書と突き合わせる

下書きが2通に分かれたら、件名と本文を読みやすく整えます。

件名は、相手が開いたときに何の用件か分かる簡潔な表現にします。

バクラクの解説では、たとえば「◯月分請求書 送付確認」のように、請求書の月分や確認したい内容が一目で分かる件名が勧められています。

長すぎる件名や、感情的な表現は避け、請求書番号や入金確認であることが伝わるように整えます。

1回目のメールは、単なる入金忘れや期日忘れの可能性を考え、やんわり確認するのが基本です。

マネーフォワード クラウドの解説では、宛名は担当者名まで書き、クッション言葉を使うこと、請求書番号・金額・期日を明記すること、そして「行き違いでご入金いただいておりましたら、ご容赦ください」のような配慮文を入れることが勧められています。

「恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします」のように、相手に確認を促す言い方にします。

2回目のメールは、未入金の事実を丁寧に伝え、いつまでに入金できるかを確認します。

このとき、1回目のメールを送った日、請求書番号、金額、新しい入金期日を本文に入れます。

たとえば「先日◯日にもご連絡いたしました」と1回目の送信日を添え、「恐れ入りますが、今月の指定日までにお支払いいただけるかご確認をお願いいたします」のように、新しい期日を相談する形にします。

「至急お支払いください」など、相手を責める強い言葉は使わないようにします。

ここで最も注意したいのが、AIが請求書番号や金額を取り違える可能性です。

たとえば、本来は「INV-0001」なのに「INV-0010」と書いたり、100,000円を10,000円と書いたりすることがあります。

AIは文章を作るのは得意でも、請求書そのものを見ているわけではありません。

下書きを送る前に、必ず手元の請求書と見比べ、請求書番号・金額・入金期日・宛名・宛先が一致しているか確認してください。

「AIに『合っていますか』と聞けば安心」とは考えないでください。

AIが自分で間違いに気づけるとは限らないため、確認は読者自身が行います。

もし間違いを見つけたら、正しい番号・金額・期日を伝えて、「この部分だけ置き換えて、他の文は変えずに再出力してください」と依頼するか、自分で下書きを直します。

直した後は、もう一度請求書と見比べます。

送信前には、入金履歴も確認します。

本当に未入金なのかを確認してから送ります。

すでに入金済みなのに未入金として連絡すると、相手に不快な思いをさせてしまうためです。

ここまでできたら、1回目と2回目の入金確認メールを、取引先に送れる状態になります。

5. 具体例：確認メール2通の完成と、送る前の確認表

以下はすべて架空の例です。

実在の会社名・人名・金額ではありません。

サンプル社が、取引先の見本商事・山田様宛てに、請求書番号INV-0001、金額100,000円、入金期日「先月末日」について連絡する場面で考えます。

1回目は期日の翌日、2回目は期日の3日後という日数は、マネーフォワード クラウドの解説にある例です。

法令や契約で決まったものではないため、自社の契約・支払条件を優先してください。

1回目：期日の翌日にやんわり確認する 宛名：見本商事 山田様 件名：請求書(INV-0001)のご入金確認のお願い

見本商事
山田様

いつもお世話になっております。サンプル社の◯◯です。

請求書番号INV-0001、金額100,000円、入金期日は先月末日の件でご連絡いたしました。
行き違いでご入金いただいておりましたら、ご容赦ください。
恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします。

どうぞよろしくお願いいたします。
サンプル社
◯◯

2回目：期日の3日後に、未入金の事実と新しい入金期日を丁寧に伝える 宛名：見本商事 山田様 件名：【再送】請求書(INV-0001)のご入金確認のお願い

見本商事
山田様

いつもお世話になっております。サンプル社の◯◯です。
先日◯日（1回目の送信日）にもご連絡いたしました、請求書番号INV-0001、金額100,000円、入金期日は先月末日の件です。
現時点で入金の確認ができておりません。
行き違いでご入金いただいておりましたら、ご容赦ください。
恐れ入りますが、新しい入金期日（例：今月の指定日）についてご確認いただけますでしょうか。

どうぞよろしくお願いいたします。
サンプル社
◯◯

AIの下書きは、請求書番号・金額・期日を取り違えることがあります。

送る前に、次の6項目を請求書や入金履歴と突き合わせてください。

この6項目がすべて通れば、送信前の点検は完了です。

1回目はやんわり確認、2回目は新しい入金期日の依頼と役割を分けているので、次回も同じ指示文と確認表を使い回せます。

まずは本当に未入金かを入金履歴で確認しましょう。

AIに「合っていますか」と聞けば、確認は済みますか？

AIが自分の間違いに気づけるとは限りません。請求書と入金履歴との見比べは、必ず自分の目で行ってください。

6. 完了確認と、うまくいかないときの戻り方

完了の目安は、次の3つです。

1つ目は、メールが1回目と2回目に分かれていること。

2つ目は、請求書番号・金額・期日が請求情報と一致していること。

3つ目は、前の章の確認表6項目がすべて通ることです。

ここまでできれば、入金催促メールの下書きとして送信前の最終確認に進めます。

うまくいかないときは、次のように戻ります。

メールを送っても反応がない場合は、電話確認や催促状の送付など、次の連絡手段があります。

これはバクラクの解説で触れられている範囲です。

この記事での「1回目・2回目・次の連絡手段」という整理は、公式の方法論ではありません。

法的な判断が必要なときは、自分だけで決めず、専門家や公的窓口に確認してください。

次の一歩として、実際の請求情報から請求書番号・金額・期日・相手担当者名だけを数項目に絞り、架空の名前に置き換えてからAIチャットに貼り付けてみましょう。

請求情報を貼り、指示文を送り、確認表で点検する流れを一度経験すると、次回の入金確認メールも同じ手順で作れます。

初心者にも分かりやすいAI活用情報をこれからもお届けします。

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