見積書を出したのに返事が来ない？AIチャットで状況確認の連絡文2通と送信前チェック表を作る方法

1. この記事で作るもの：連絡文2通と送信前チェック表

見積書を送って1週間、返事が来ない。

「まだ検討中だろう」と待つうちに、こちらの記憶も薄れていく。

送るにしても、催促しているように見えたらどうしようと迷って、つい後回しにしてしまう。

この記事は、そんなときの連絡文をAIチャットで短時間に作り、送る前に点検できる形にするものです。

まず、できあがりのイメージを見てください。

ここから先の会社名・人物名・金額・日付は、すべて説明用に作った架空の例です。

経緯メモ（架空）

確認連絡文の冒頭（有効期限を理由にし、電話の候補日を添える例）

件名：【ご確認】お見積書の有効期限について（株式会社みどり製作所 田中様） 株式会社みどり製作所 田中様 いつもお世話になっております。サンプル商会の佐藤です。 10月10日にお送りしたお見積書（合計48万円）について、その後ご状況はいかがでしょうか。 恐れ入りますが、お見積書の有効期限が10月31日となっております。ご検討の途中でしたら、ご不明な点やご懸念点をお聞かせいただけますと幸いです。 お電話でもご説明できますので、10月27日（火）14時〜16時、10月28日（水）10時〜12時の中でご都合のよい時間帯がありましたら、ご返信いただけますでしょうか。

（この連絡文の全文と、もう1通、送信前チェック表は後半で紹介します。）

「いかがでしょうか」だけを何度も送るのは気が引ける。

かといって、何を書けば催促に見えないのか分からない。

文面を一から考える時間もない。

だから返事を待つだけになってしまう——この止まり方を、次の3つでほどきます。

用意するものは、普段お使いのメール作成画面とAIチャットだけです。

新しいサービスの契約、アプリの設定変更、メールの自動送信の設定は必要ありません。

AIチャットに渡すのは、社名・氏名・金額・連絡先を置き換えた匿名のメモです。

実名や実際の金額をそのまま貼る必要はありません。

ひとつ先に伝えておきます。

この手順で返信率や受注率が上がる保証はありません。

返事が来るかどうかは、相手の検討状況や社内の事情によって変わります。

ここで作るのは、こちらの状況確認を、相手の判断を助ける形で短時間に整えるための文面と点検表です。

返事が来ないと、催促しているみたいで送りにくいです…。

同じ言葉の繰り返しにせず、期限や電話の候補日など、相手が判断しやすい情報を1つ添えるのがポイントです。

2. 先に知っておくこと：催促ではなく『意思決定の支援』にする

文面を作る前に、後追いの連絡をどう位置づけるかを押さえておきます。

ここで紹介する考え方は、SalesNowの解説ページ「後追い営業のコツ」（営業ナレッジ No.91）と、マネーフォワード クラウド請求書の解説「見積書の送付メールに対する返信は？」

に書かれている内容です。

効果を測った数字ではなく、実務の考え方として紹介されているものとして読んでください。

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SalesNowの解説では、後追い営業を、商談や問い合わせのあとに追加情報の提供や状況確認を行い、次のステップへつなぐ活動と定義し、単なる「催促」ではなく、顧客が安心して意思決定できるよう「支援」するものだと説明しています。

同じページは「しつこい営業」と「熱心な営業」を対比しています。

しつこい営業は、自分の都合で同じ内容の催促を繰り返すこと。

例として「いかがでしょうか？」

「その後どうなりましたか？」

といった連絡が挙げられています。

熱心な営業は、相手のメリットを考えて毎回新しい価値を提供すること。

同じ「連絡する」という行為でも、相手の判断材料が増えるかどうかで意味が変わる、という整理です。

この対比は、見積書を出した後の連絡にそのまま当てはまります。

返事がないからもう一度同じ文面を送る、というのは前者です。

期限が迫っていること、電話でも説明できること、検討の途中なら懸念点を聞きたいこと——相手が次に何を判断すればよいかを渡すのが後者になります。

SalesNowの解説は、基本原則として、価値提供をセットで行う、次のアクションをこちらから具体的に提案する、接触のタイミングと頻度を事前に計画する、といった点を挙げています。

そして「見積書・提案書を送った後のフォロー」の例として、送付直後の確認メール（「無事届いておりますでしょうか。

ご不明な点がございましたらいつでもご連絡ください」）と、見積書の有効期限を理由にしたリマインド（「有効期限が今週末となっておりますので…何かご懸念点などございますでしょうか」）の文例を載せています。

この記事で作るのは、届いたかを確かめる連絡文と、有効期限を理由にした状況確認の連絡文の2通です。

この2つが土台になります。

相手が返信をためらっている背景については、マネーフォワードの解説が参考になります。

見積書を受け取った側がお礼や受領の連絡を返す目的の一つは、送った人に届いたことを伝えること。

届いているかどうかはっきりしないと、送った側は「読み飛ばされたのでは」「システム上の不都合で送れていないのでは」と不安になることがある、と説明しています。

つまり、こちらの不安は珍しいものではなく、受け取り側の返信が遅れる事情とも表裏の関係にあります。

この前提に立つと、文面は「なぜ返事をくれないのか」ではなく「届いているかの確認と、判断に必要な情報の提供」から始めたほうが自然になります。

同じページは、見積書を送る側の注意として、PDFに変換して添付すること（ExcelやWordのままだと受け手が書き換えられる）と、パスワード付きzipでの送信は控えること（情報漏洩のリスクが残り、受信側でウイルスチェックができない）を挙げています。

すでに送った見積書の形式は後から変えられませんが、再送するときや次に送るときの判断材料になります。

なお同ページには、法律その他のアドバイスを目的としたものではなく、個別の事情は専門家への相談など自己判断で、という注記があります。

ここまでに挙げたのは、いずれも解説ページに書かれている考え方と文例の紹介です。

返信率や受注率が上がることを示した数字ではありません。

相手がすでに他社に決めている、予算の時期が合わない、担当者が変わったといった理由で返事が来ないこともあります。

だからこそ、確認連絡は相手を急がせるためではなく、判断に必要な材料と次の一歩を渡すために送る、という位置づけで進めます。

考え方が決まったら、次は自分の案件の情報をAIチャットに渡す番です。

渡すメモは、社名・氏名・金額・連絡先を置き換えた匿名のものにします。

3. 手順①：匿名メモを5項目で書く

見積書を送ったあと返事が来ないとき、お使いのAIチャットに「催促メールを書いて」とだけ頼むと、どの案件にも当てはまる薄い定型文が出てきがちです。

足りないのは文章力ではなく、その案件の事情です。

そこで最初に、手元の経緯を5項目のメモにまとめます。

連絡文を考える前に、自分の送信記録を確認する

「返事が来ない」と思っていても、実際には届いていない、添付が開けない形式だったということがあります。

マネーフォワード クラウド請求書の「見積書の送付メールに対する返信は？」

では、見積書を受け取った側が受領の連絡を返す目的の一つは、送信者に届いたことを伝えるためであり、届いているかはっきりしないと送信者は「読み飛ばされたのでは」「システム上の不都合で送れていないのでは」と不安になることがある、と説明されています。

だから、メモを書く前に、自分の送信済みフォルダで送信日時と宛先を見直し、添付がPDFになっているかを確認します。

同じ解説では、見積書を送る側の注意として、PDFに変換して添付すること（ExcelやWordのままだと受け手が書き換えられる）と、パスワード付きzipでの送信は控えること（情報漏洩のリスクが残り、受信側でウイルスチェックができない）が挙げられています。

ここで気づいた点は、そのまま次のメモに書き足しておきます。

メモに書く5項目

日付と金額は、AIが勝手に埋められない情報です。

うろ覚えのまま書くと、あとで事実と違う文面ができてしまいます。

手元の見積書と送信記録を見ながら、分かる範囲で正確に書きます。

分からない項目は空欄のままにし、空欄は空欄として扱います。

お使いのAIチャットに貼る前に置き換える

メモはそのまま貼らず、社名・氏名・金額・連絡先を置き換えます。

たとえば「株式会社◯◯」→「A社」、「山田様」→「担当者」、「120万円」→「金額X円」、電話番号やメールアドレス→「連絡先は省略」のようにします（ここに挙げた会社名・氏名・金額は説明用の架空の例です）。

日付は置き換えず、そのまま書いてかまいません。

有効期限を理由にした文面を作るには日付が必要だからです。

どの語を何に置き換えたかは、自分のメモに一行ずつ対応表として残します。

たとえば「A社＝株式会社◯◯」「担当者＝山田様」「金額X円＝120万円」と並べておきます。

お使いのAIチャットが返してくる文面は置き換えたままの状態なので、送信する直前にこの対応表を見ながら元の社名・氏名・金額へ戻します。

戻し忘れると、宛名のない文面や「金額X円」という表記がそのまま送られてしまうため、戻したあとに必ず一度読み返します。

4. 手順②：AIチャットに依頼して連絡文2通を作る

メモができたら、お使いのAIチャットに次の依頼文を貼ります。

アプリやサービスの違いによって書き方を変える必要はありません。

目的と条件を書いた一枚の依頼文で足ります。

あなたはBtoB営業の補助者です。次の経緯メモをもとに、
見積書を送ったあとの状況確認の連絡メールを2通作ってください。

【目的】
・催促ではなく、相手が検討しやすいように状況を確認する連絡にする
・毎回、新しい情報か選択肢を1つ入れる
・次に相手にしてほしい行動を具体的に書く
・本文は200字程度。件名も付ける

【経緯メモ】
送付日：（記入）
見積の有効期限：（記入）
これまでのやり取り：（記入）
相手の懸念：（記入）
次に提案すること：（記入）

【2通の条件】
・1通目：見積書が届いているかの確認と、質問があれば受け付ける旨を伝える
・2通目：見積書の有効期限を理由にした状況確認と、電話の候補日の提案を入れる
・メモにない日付・金額・約束は作らない。不明な点は「（要確認）」と添えて知らせる

【経緯メモ】の欄には、前の章で置き換えたメモをそのまま入れます。

2通は「同時に送る」ものではない

1通目は、送付直後の確認に使います。

SalesNowの営業ナレッジ（No.91）では、「見積書・提案書を送った後のフォロー」の例として、送付直後の確認メール（「無事届いておりますでしょうか。

ご不明な点がございましたらいつでもご連絡ください」）が示されています。

到着を確かめ、質問の入口を開けておくのが役割です。

2通目は、有効期限が近づいても反応がないとき用です。

同じ解説では、見積書の有効期限を理由にしたリマインド（「有効期限が今週末となっておりますので…何かご懸念点などございますでしょうか」）が例に挙げられています。

こちらは電話の候補日を添えて、メールと電話の併用につなげます。

同解説は、メールで先に用件や資料を送っておき「先ほどメールをお送りした件ですが」と電話するとスムーズ、としています。

つまり2通は連投するのではなく、相手の反応に応じてどちらを使うかを選ぶものです。

返ってきた文面をメモと突き合わせる

お使いのAIチャットの文面は読みやすく整っているぶん、事実の誤りに気づきにくいことがあります。

送付日・有効期限・金額・すでに約束したこと（「来週伺います」など）がメモと食い違っていないか、一つずつ照合します。

メモにない日付や約束が入っていたら、その部分は削るか事実に直します。

金額や社名が置き換えのまま残っていないかも、この段階で確認します。

同じ文面を繰り返さない

SalesNowの解説では、「しつこい営業」は自分の都合で同じ内容の催促を繰り返すこと（例「いかがでしょうか？」

「その後どうなりましたか？」）

、「熱心な営業」は相手のメリットを考え毎回新しい価値を提供すること、と対比されています。

この対比に沿うなら、2通目は言い回しを変えるだけでなく、有効期限という新しい情報と、電話という別の選択肢を足す、という違いにします。

同解説の基本原則でも、価値提供をセットで行うこと、次のアクションをこちらから具体的に提案すること、メール・電話・SNSなど複数チャネルを組み合わせることが挙げられています。

なお、何回連絡するか、いつ送るかについては、この解説でも3〜5回が目安、火〜木の午前10〜11時または午後14〜16時が読まれやすい「とされている」という目安の書き方がされており、返信率が上がるという実証値ではありません。

最も重要なのは相手の記憶が新しいうちに送ること、と同解説はしています。

5. 具体例：佐藤さんの匿名メモと連絡文2通・送信前チェック表

ここからは、すべて架空の例です。

サンプル商会の佐藤さん、取引先のA社、日付や金額は実在せず、実在企業の状況や実際の反応を示すものでもありません。

自分の案件に置き換えて読んでください。

匿名メモ（記入例）

1通目：到着確認と質問受付

件名：【サンプル商会】10月6日にお送りした見積書の到着確認

本文： A社 ご担当者様

いつもお世話になっております。

サンプル商会の佐藤です。

10月6日にお送りした見積書は、無事届いておりますでしょうか。

ご不明な点がございましたら、いつでもご連絡ください。

あわせて、導入後の運用イメージを1枚にまとめてお送りします。

ご参考になれば幸いです。

（SalesNowの解説では、見積書・提案書を送った直後のフォローとして「無事届いておりますでしょうか。

ご不明な点がございましたらいつでもご連絡ください」という文例が示されています。

到着確認は、送付後まもない時期に使う連絡です。）

2通目：有効期限を理由にした確認と電話候補日

件名：【サンプル商会】見積書の有効期限（10月31日）について

本文： A社 ご担当者様

いつもお世話になっております。

サンプル商会の佐藤です。

お送りした見積書の有効期限が10月31日となっております。

ご検討いただくうえで、何かご懸念点などございますでしょうか。

もしご都合がよろしければ、10月22日〜24日のいずれかで、お電話にて10分ほど状況をうかがえませんでしょうか。

第1希望は22日の午後です。

ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。

（SalesNowの解説では、有効期限を理由にしたリマインドとして「有効期限が今週末となっておりますので…何かご懸念点などございますでしょうか」という文例が示されています。

期限を言い訳にせず、懸念点を聞く形にするのがポイントです。）

送信前チェック表（記入例）

返事が来ない間は、何回でも送っていいんですか？

回数は目安にすぎません。あらかじめ区切りを決めておき、最後は「いつでもご連絡ください」と入口だけ残しましょう。

6. うまくいかないときの戻り方と区切りのつけ方

返事が来ないときは、まず自分の側を確認します。

送信済みフォルダで送信日時と宛先を見て、添付の抜けや古い宛先がないかを確かめます（PDF添付などの注意点は第3章のとおりです）。

第3章の確認で問題がなければ、返事がないのは自分が失敗したからとは限らない、と考えておくと、次の連絡を落ち着いて作れます。

次は連絡の手段を切り替えます。

SalesNowの解説では、電話とメールの併用が効果的で、メールで先に用件や資料を送っておき、「先ほどメールをお送りした件ですが」と電話するとスムーズ、と説明されています。

いきなり電話するのではなく、用件を書いたメールを先に送る順番です。

連絡の回数とタイミングは、送る前に自分で決めておきます。

これもSalesNowの解説が挙げる基本原則のひとつで、思いつくままに送るのを避けるためのものです。

回数の目安は、SalesNowの解説では3〜5回とされています。

毎回違う価値を提供しても反応がないときは、「また何かお役に立てることがございましたら、いつでもご連絡ください」というメールで区切りをつけるのがスマートな引き際、とされています。

これは目安であり、何通送れば返事が来るという保証ではありません。

区切りの連絡文は、相手を責めず、こちらの都合を押しつけず、いつでも相談してよいという入口だけを残す書き方にします。

時間帯については、同じ解説で火〜木の午前10〜11時または午後14〜16時が読まれやすい「とされている」ものの、最も重要なのは相手の記憶が新しいうちに送ること、と記載されています。

時間帯は目安として扱い、ここに合わせるために連絡が遅れるなら、その日のうちに送るほうを優先してください。

続けるか区切るかは、相手の反応と、事前に決めた回数の目安を見て自分で決めます。

返信率や受注率が上がることを保証するものではないため、連絡の回数だけで判断しないでください。

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AIチャットで当日〜翌日に送るフォローメールを作る方法」が参考になります。

送信前には、AIチャットが書いた日付や約束が元メモと一致しているか、社名・氏名・金額・連絡先を置き換えずに貼ったままになっていないかをもう一度確認してから送ってください。

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