催促・断り・謝罪・値上げをAIですぐ文章にする実用テンプレート集
仕事のメールで、意外と時間を取られるのは長文ではありません。
「催促したい。でも、きつく見られたくない」
「断りたい。でも、関係は悪くしたくない」
「こちらのミスではない。でも、責任逃れにも見せたくない」
「値上げを伝えたい。でも、どう書けばいい？」
そんな、たった数行なのに書き始められないメールです。
このコンテンツでは、ChatGPT・Claude・Geminiなどの生成AIで“言いづらい仕事メール”を作るための20シーンを収録しています。
完成済みの例文をそのまま使うのではなく、相手との関係や状況を入力して、自分のケースに合ったメールを作れる形式です。
文章の強さも、
やわらかめ
標準
しっかり
の3段階から指定できます。
こんな方に向いています
メールを書くたびに言い回しで止まってしまう方
催促や断りの文章を書くのが苦手な方
必要以上に謝ってしまう方
AIを仕事で使いたいけれど、何を入力すればいいか分からない方
仕事メールを毎回ゼロから考える時間を減らしたい方
フリーランス・個人事業主・小規模事業者として取引先対応をしている方
営業・事務・顧客対応などでメールを書く機会が多い方
使い方
1．今の状況に近いシーンを選びます。
2．【 】の中を自分の状況に合わせて書き換えます。
3．ChatGPT・Claude・Geminiなどへ貼り付けます。
4．出てきた文章を確認します。
5．必要なら「やわらかめ／標準／しっかり」を変更して再生成します。
迷った場合は、まず「標準」から使ってください。
無料サンプル①｜資料の提出をやんわり催促したい
こんなときに
社内外の相手へ、まだ届いていない資料やデータの提出をお願いしたいときに使います。
コピペ用テンプレート
あなたは、自然で丁寧な日本語のビジネスメール作成を支援するアシスタントです。
以下の状況をもとに、資料・データの提出をお願いするメールを作成してください。
【相手との関係】：
【お願いしている資料】：
【当初の提出予定日】：
【現在の状況】：
【こちらが必要としている期限】：
【提出後に行う予定の作業】：
【文章の強さ】：やわらかめ／標準／しっかり
【条件】
相手を責める表現にしないでください。
すでに送付済みの可能性にも配慮してください。
何を、いつまでに送ってほしいか明確にしてください。
急かしすぎる印象を避けてください。
必要以上にへりくだらないでください。
入力されていない事実を追加しないでください。
自然な日本語のビジネスメールにしてください。
適切な件名も作成してください。
入力例
【相手との関係】：取引先
【お願いしている資料】：商品画像と商品仕様一覧
【当初の提出予定日】：8月10日
【現在の状況】：8月12日時点で未確認
【こちらが必要としている期限】：8月14日
【提出後に行う予定の作業】：商品ページの制作
【文章の強さ】：標準
完成イメージ
件名：商品画像・仕様一覧のご送付について
〇〇様
いつもお世話になっております。
先日お願いしておりました商品画像および商品仕様一覧につきまして、確認のためご連絡いたしました。
すでにご送付いただいておりましたら、行き違いとなり申し訳ございません。
商品ページ制作の都合上、可能でしたら8月14日までにご共有いただけますと大変助かります。
お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
無料サンプル②｜営業時間外の対応を断りたい
こんなときに
夜間・休日など、通常の対応時間外での対応を求められたときに、関係を悪くしすぎず線を引きたい場合に使います。
コピペ用テンプレート
あなたは、自然で丁寧な日本語のビジネスメール作成を支援するアシスタントです。
以下の状況をもとに、営業時間外の対応が難しいことを伝えるメールを作成してください。
【相手との関係】：
【依頼された内容】：
【依頼された時間帯】：
【通常の対応時間】：
【次に対応できる日時】：
【緊急対応の有無】：あり／なし
【文章の強さ】：やわらかめ／標準／しっかり
【条件】
相手を責めないでください。
対応できない時間帯を曖昧にしないでください。
次に対応できる日時を明確にしてください。
緊急対応制度がない場合は、存在するように書かないでください。
過度な謝罪をしないでください。
今後も同様の依頼が続きそうな場合は、通常の対応時間を自然に案内してください。
入力されていない事実を追加しないでください。
自然な日本語のビジネスメールにしてください。
適切な件名も作成してください。
入力例
【相手との関係】：継続顧客
【依頼された内容】：当日中のデータ修正
【依頼された時間帯】：22時
【通常の対応時間】：平日10時〜18時
【次に対応できる日時】：翌営業日の10時以降
【緊急対応の有無】：なし
【文章の強さ】：しっかり
完成イメージ
件名：本日の修正対応について
〇〇様
ご連絡ありがとうございます。
今回ご依頼いただいた修正につきまして、本日の対応時間を過ぎているため、今夜中の対応は難しい状況です。
通常の対応時間は平日10時〜18時となっておりますので、翌営業日の10時以降に内容を確認し、順次対応いたします。
恐れ入りますが、ご理解いただけますと幸いです。
本編で使える20シーン
A｜催促・確認
01 支払いを催促したい
02 返信がない相手へ再度連絡したい
03 納期を早めてもらいたい
11 相手のミスを指摘したい
B｜断る・線を引く
05 依頼を断りたい
06 値下げ交渉を断りたい
12 修正回数の上限を伝えたい
13 急な依頼には対応できないと伝えたい
16 営業・提案を角を立てずに断りたい
18 無理な要求に線を引きたい
20 一度断った内容を、もう一度断りたい
C｜お金・料金
07 値上げを伝えたい
08 見積金額が高い理由を説明したい
09 追加料金が発生することを伝えたい
D｜謝罪・トラブル
04 納期に遅れそうなので謝りたい
10 クレームに冷静に返信したい
19 こちらのミスではないことを柔らかく説明したい
E｜日程・取引
14 日程変更をお願いしたい
15 約束・打ち合わせをキャンセルしたい
17 契約・取引を終了したい
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