AIに表や資料を作らせたのに、そのまま使ってよいのか判断できず、最後は自分で作り直してしまうことがあります。止まる原因は、AIの出力を「正しいかどうか」だけで見ようとして、確認する順番が決まっていないことです。
確認するのは、専門的な評価ではありません。用途、材料、見え方の3つです。この記事では、仕事のたたきを使う前に確認する項目を、1枚の表にします。
先に決めるのは「何に使う表か」です
表や資料は、見た目が整っていても使う場面に合わなければ役に立ちません。AIに渡す前に、誰が読むか、何を決めるための資料か、どこまでが今回の範囲かを1行ずつ書きます。
たとえば、案件の応募状況を整理する表なら、「自分が次に連絡する相手を決めるため」「応募日・返信の有無・次の連絡日まで」「売上予測は入れない」と決めます。ここが空いたまま依頼すると、項目が多すぎる表になりがちです。
確認は「用途・材料・見え方」の順にします
出力を開いたら、次の順で見ます。上から順に通れば、細かな装飾を直す前に使えるかを判断できます。
| 確認すること | 見る場所 | 通らないときの直し方 |
| 用途に合うか | 見出しと列名 | 使う人・決めること・範囲を追加して作り直す |
| 材料が足りるか | 元にしたメモや数字 | 空欄、推測、古い情報を分けて埋める |
| 見え方が伝わるか | 並び順と単位 | 同じ種類を並べ、単位と日付の基準をそろえる |
最初に用途を確認すると、不要な列を減らせます。次に材料を確認すると、AIが補ったら困る部分が見つかります。最後に見え方を整えると、読む人が迷う場所を減らせます。
例：応募管理表なら、空欄を先に見つけます
例として、応募先を並べる表をAIに作らせたとします。会社名、案件URL、応募日、返信、次の連絡日が並んでいても、案件URLが空欄なら後から募集内容を見直せません。
この場合は、見栄えを直す前に「URLがない行は保留」と決めます。AIに追加で頼むなら、「空欄は埋めず、確認待ちと表示してください」と渡します。分からないことをそれらしく埋めない形にすると、確認する場所がはっきりします。
今日の一手：次に使う表へ、確認欄を3つ足します
今日使う表か資料を1つ開き、「用途」「材料」「見え方」の3行を末尾に足してください。各行に「確認済み」か「確認待ち」のどちらかを書けたら完了です。
この3行が残れば、次にAIへ直しを頼むときも、直す場所を1つに絞れます。
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