架空の会議メモをAIへ渡し、議事録・担当表・依頼メールの3点を作ってもらいました。
担当表では黒川さんの仕事だったフォームへの締切反映が、メールでは相原さんの仕事にもなっていました。
元メモで決まった分担は、原稿への反映が相原さん、フォームへの反映が黒川さんです。
AIが作った担当表も、この分担になっています。
ところが、相原さん名義の依頼メールには、黒川さんへのフォーム反映の依頼とは別に、こんな一文がありました。
決定後、案内原稿とフォームへ反映します。
相原さんの「私の対応」に書かれた文です。同じフォームへの反映を、黒川さんにも相原さんにも割り当てています。
担当表だけを読んでいたら気づかなかった、文書間の食い違いでした。
こんにちは、みゆきです。
今回は架空の会議メモ3件から文書を作り、元の発言と比べました。
きれいに並んだ表に安心しかけたところで、隣のメールから別の担当が出てくる。
そこは増員しなくていいんですよね。
本稿では、会議メモを短くするところから一歩進めて、議事録・担当表・依頼メールの3点を、同じ内容で完成させます。
実出力のどの一文が元メモと違ったのか、どこを直して3文書の分担をそろえるのかを、完成文と一緒にたどります。
同じ出力には、まだ判断を保留している締切案が「取り下げた案」にも入る食い違いがありました。
こちらも、元の発言と照合して修正箇所を示します。
扱うのは、撤回された案が残る読書会、途中で納期が変わる商品写真、準備の締切と配信日が混ざる社内案内です。
会議・人物・店・会議の日付・発言はすべて本稿のために作った架空例で、実際の職場の記録ではありません。
そのメモを使った文書作成は、2026年9月22日に実行しています。
無料部分では、読書会の元メモと修正後の文書1セットを全部お見せします。
有料部分は、実出力の該当箇所と元発言の照合、どの文書をどう直すか、残る2セットの全文、流用指示文です。
記事内の文章と表をコピーして使う教材です。
文書の全文は、先に用意した教材の見本を今回の実出力とも照合し、修正後の形として載せています。
実出力の引用とは分けて表示します。
完成見本は実験には渡していません。
別添ファイルや自動送信ツールは含みません。
無料の修正後作例：30枚のポスターは、どこへ消えた？
最初は、小さな読書会の告知です。
メモを上から拾うだけだと、もう取りやめたポスターが担当表に復活しそうな場面。
元の会議メモA・全文
会議名：ひだまり文庫・読書会の告知相談
日時：2026年10月6日 10:00〜10:15
参加者：森（進行・記録）、佐伯（告知文）、岸（会場連絡）
森：読書会は10月20日18時から。日時はこれで決定。
岸：第2会議室を使いたいけれど、まだ予約は取れていません。
私が10月8日12時までに空きを確認して、森さんへ連絡します。
森：お願いします。会場名は予約が確認できるまで確定として出さない。
佐伯：告知ポスターを30枚、印刷する案はどうでしょう。
岸：掲示できる場所がまだ分かりません。
森：今回は印刷をやめて、SNSの告知文だけ先に準備しましょう。
佐伯：了解です。30枚の印刷案は取り下げます。
SNS告知文の初稿を10月9日17時までに森さんへ送ります。
その時点で会場が未確定なら「会場は後日お知らせします」と書きます。
森：それでお願いします。SNSに出す日は、まだ決めません。
岸：当日の受付は、どなたが担当しますか。
森：受付担当は未定です。私から次の打合せで相談します。
次の打合せの日も未定なので、ここで仮の日付は入れないでください。
森：会議後の依頼メールは、私から佐伯さんと岸さんへ送ります。
初稿も会場確認の結果も、私宛てにお願いします。ここには「10月20日」「10月8日」「10月9日」が出てきます。でも、全部が作業の締切ではありません。開催日、会場確認の期限、初稿の提出期限。それぞれ役目が違います。
この区別を残した完成形が、次の3点です。
照合・修正後の議事録A
ひだまり文庫・読書会の告知相談
2026年10月6日 10:00〜10:15
参加者：森、佐伯、岸 記録：森
【決定事項】
・読書会は10月20日18時から開催する。
・今回はポスターを印刷せず、SNS告知文を準備する。
・会場名は予約確認後に確定情報として記載する。
【依頼事項】
・岸：第2会議室の空きを10月8日12時までに確認し、森へ連絡する。
・佐伯：SNS告知文の初稿を10月9日17時までに森へ送る。
会場が未確定の場合は「会場は後日お知らせします」と記載する。
【未決定事項】
・会場の確定、SNS告知の公開日、当日の受付担当。
・森から次の打合せで受付担当を相談する。次回日時は未定。
【取り下げた案】
・ポスター30枚の印刷。今回の作業には含めない。照合・修正後の担当表A
作業・成果物：第2会議室の空き確認と結果連絡
担当：岸
期限・実施時点：10月8日12時
渡す相手・条件：森へ。確認前の会場確定表記はしない
作業・成果物：SNS告知文の初稿
担当：佐伯
期限・実施時点：10月9日17時
渡す相手・条件：森へ。会場未確定なら指定の一文を入れる
作業・成果物：受付担当について相談する
担当：森
期限・実施時点：次の打合せ。日時未定
渡す相手・条件：受付担当そのものは未定
取り下げた印刷案は担当表に入れません。記録から消して忘れるのではなく、議事録に「取り下げた案」として残しています。
照合・修正後の依頼メールA・全文
宛先：佐伯さん、岸さん
件名：読書会の会場確認・SNS告知文初稿のお願い
佐伯さん、岸さん
お疲れさまです。森です。
本日の打合せを受け、次の2点をお願いします。
岸さん
第2会議室の空きを確認し、10月8日12時までに私へご連絡ください。
読書会の開催日時は10月20日18時です。
会場は、予約が確認できるまで確定情報として掲載しません。
佐伯さん
SNS告知文の初稿を、10月9日17時までに私へお送りください。
その時点で会場が未確定の場合は、
「会場は後日お知らせします」と記載してください。
今回はポスターの印刷は行いません。
SNS告知の公開日と、当日の受付担当は未定です。
受付担当は私から次の打合せで相談します。次回日時も未定です。
どうぞよろしくお願いします。
森メールに未定が残っていても、今すぐ頼める2つの仕事は分かります。逆に「受付は森」と埋めると、相談する人が、そのまま当日働く人へ昇格してしまう。そんなジョブチェンジは勝手に確定したくないですね。
ここからは実出力の照合結果と、商品写真7点の差し替え、社内案内の準備から配信までの2例です。
冒頭の分類の食い違いに加え、担当表だけでは分からなかった担当の重複も追います。
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