最近、やることをリストにしているのに、夕方になると大事な仕事が残っていませんか？朝は「今日は進められそう」と思ったのに、会議や細かな対応のあとには、まとまった時間がない。ChatGPTに予定を作ってもらっても、きれいな表と現実が合わない。そんな場面から始めます。
予定が崩れる理由は、やる気やAIへの聞き方だけとは限りません。作業名を並べたリストには、「その仕事に使える連続した時間」が入っていないことがあります。勤務時間を全部足しても、そのまま自分の作業時間にはできません。会議、休憩、移動、すでに約束した対応が、その中にあるからです。
合計90分空いていても、60分の仕事が入らない？
たとえば、空いているのが9時から9時30分、10時から10時30分、11時から11時30分の三つだけだとします。合計は90分です。それでも、途中で切らずに60分続ける仕事は入りません。時間の合計だけを見て「まだ30分余る」と判断すると、実際には使えない予定になります。
これは架空の簡単な例ですが、「足りないのは時間の総量ではなく、時間のまとまりだった」という見落としを示しています。仕事を速く終えようとする前に、置ける場所があるかを確認する。ここを変えるだけでも、予定のどこが無理なのか説明しやすくなります。
この教材で作るのは、今日一日分の「作業時間割」と「入らなかった仕事の確認メモ」です。AIに空き枠と作業の長さを渡し、決めた順で置いてもらいます。人は時刻を照合し、入らないものを確認メモへ残します。全部を無理に表へ押し込むことを、完成とはしません。
所要時間や優先順位は、AIに当ててもらいません。自分の過去の作業記録と、実際の約束をもとに用意します。分からないままなら、その作業は確認待ちです。AIが短い時間を提案したからといって、その速さでできる保証にはなりません。
対象は、自分一人で行う、内容と長さの見当がつく日常業務です。使うのはChatGPTへの文字入力、メモ帳、計算確認用の電卓です。カレンダー連携、自動通知、複数人の割当て、最も効率のよい組合せを探す機能は扱いません。利用できるアカウントと、勤務先のAI利用許可を確認してください。実名や秘密の予定は入力しません。
この先では、材料をそろえるところから、時間割を確認して保存するまでを5ステップで進めます。二つの架空例で、収まる日と収まらない日を同じ手順で練習します。朝の予定を一枚の確認できるメモにするために、まず今日の時間枠から書き出してください。
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