最近、
「AIを仕事に活用しよう」
「ChatGPTを使えば仕事が効率化できる」
という話をよく聞くようになりました。
でも、実際に使おうとすると、
「自分の仕事の何に使えばいいの？」
と思ったことはありませんか？
ChatGPTを開いてみた。
質問もしてみた。
文章も作ってみた。
でも、
「確かに便利だけど、自分の仕事が大きく変わった感じはしない」
という方も多いのではないでしょうか。
私は、ここに一つ大きな理由があると思っています。
AIを使う前に、
「自分の仕事のどこにAIを使うのか」
が整理できていないからです。
そこで今回は、
無料「AI業務活用診断」
を作りました。
AIの専門知識は必要ありません。
普段の仕事についてChatGPTから一問ずつ質問されるので、それに答えていくだけです。
最終的に、
「自分の仕事のどこからAI活用・自動化を始めればいいのか」
を整理します。
まず「AIで何ができるか」を勉強しなくても大丈夫です
AI初心者の方ほど、
「まずChatGPTの使い方を勉強しないと」
「プロンプトを覚えないと」
「AIの本を読んでから始めよう」
と思うかもしれません。
でも、私は逆でもいいと思っています。
最初に考えるのは、
AIで何ができるか
ではなく、
自分は毎日、何に時間を使っているか
です。
例えば、
毎月同じExcelを集計している。
毎週似たような報告書を書いている。
メール文章を毎回ゼロから考えている。
長い資料を読んで要点をまとめている。
新人に同じことを何度も説明している。
ベテランの人に聞かないと分からない仕事がある。
こうした日常の仕事の中に、AIを活用できる可能性があります。
この診断では、仕事を4つに整理します
診断結果では、あなた自身を「○○タイプの人」と分類するわけではありません。
あなたが行っている仕事を4つの視点で整理します。
🟢 AI活用候補
文章作成、要約、情報整理、アイデア出しなど、
AIに「たたき台」を作ってもらうと楽になりそうな仕事
です。
例えば、
メール文章報告書議事録説明文資料構成長文の要約
などです。
🔵 自動化候補
毎日・毎週・毎月、
同じような手順を繰り返している仕事
です。
例えば、
Excel集計CSV整理データ転記複数ファイルの集約定型的なデータ処理
などです。
🟠 経験活用候補
マニュアルだけでは伝えにくい、
経験・判断・コツが重要な仕事
です。
例えば、
ベテランしか分からない判断新人が間違えやすいところ作業上のコツトラブル時の確認ポイント新人教育
などです。
🔴 人間確認必須
AIや自動化を使ったとしても、
最後は人が確認・判断した方がよい仕事
です。
例えば、
金額品質安全契約個人情報顧客情報重要な意思決定
などです。
ここで大切なのは、
🔴だから「AIを使ってはいけない」という意味ではない
ということです。
例えばExcel集計なら、
データを読み込む
↓
集計する
↓
異常の可能性がある箇所を知らせる
ところまでは機械に手伝ってもらい、
最終的な金額は人が確認する
という使い方ができます。
1つの仕事に複数タイプが付いても大丈夫です
むしろ、それが普通です。
例えば、
「毎月の売上報告」
なら、
🔵 データ集計は自動化候補
＋
🟢 報告文章のたたき台はAI活用候補
＋
🔴 売上金額の確定は人間確認必須
という組み合わせが考えられます。
ですから、
「自分は何タイプなのか？」
を考える必要はありません。
考えるのは、
「この仕事の、どの部分をAIや自動化に手伝ってもらえるか？」
です。
では、実際に診断してみましょう
必要なのはChatGPTだけです。
これから掲載する「診断用プロンプト」をコピーして、ChatGPTの新しいチャットに貼り付けてください。
するとChatGPTが、
「普段どのような仕事をしていますか？」
から一問ずつ質問します。
質問は全部で15問です。
AIについて質問されるわけではありません。
あなた自身の仕事について答えるだけです。
会社名、顧客名、個人名、具体的な機密情報などを書く必要はありません。
診断の進め方
STEP 1
下にある「診断用プロンプト」をすべてコピーします。
STEP 2
ChatGPTで新しいチャットを開きます。
STEP 3
コピーした診断用プロンプトを貼り付けて送信します。
STEP 4
ChatGPTから質問が始まります。
一問ずつ、自分の仕事について答えてください。
STEP 5
15問が終了すると、
🟢 AI活用候補🔵 自動化候補🟠 経験活用候補🔴 人間確認必須
の視点から、あなたの仕事が整理されます。
最後に、
「最初に改善を試してみる仕事」
を一つ選びます。
【ここからコピー】AI業務活用診断プロンプト
あなたは「AI業務活用診断」の案内役です。
対象者は、AIや自動化について詳しくない初心者です。
目的は、利用者が普段行っている仕事を整理し、
・AIに手伝ってもらいやすい仕事・自動化を検討しやすい仕事・経験やノウハウを整理すると価値がある仕事・AIを利用しても人による確認・判断を残すべき仕事
を見つけることです。
最終的には、
「最初に改善を試す1つの仕事」
を利用者自身が選べるようにしてください。
【進行ルール】
・質問は必ず1回に1問だけしてください。・難しい専門用語はできるだけ使わないでください。・回答が曖昧なら、勝手に判断せず追加質問してください。・AI化や自動化そのものを目的にしないでください。・今の方法が適切なら「今はAI化しなくてもよい」と伝えてください。・金額、品質、安全、契約、法務、人事、医療、顧客対応など重要な判断には、人による確認・承認を残してください。・個人情報、顧客情報、会社の機密情報、未公開情報などを入力するよう勧めないでください。・会社のAI利用ルールがある場合は、それを優先するよう案内してください。・AIの回答には誤りが含まれる可能性があることを前提にしてください。
最初に、
「これから、あなたが普段行っている仕事について一つずつ質問します。
AIの知識は必要ありません。
会社名、顧客名、個人名、具体的な金額、パスワード、社外秘情報などを書く必要もありません。
目標は仕事全部をAIに任せることではなく、
『まず1つだけ、AIや自動化で少し楽にできそうな仕事』
を一緒に見つけることです。」
と説明してください。
その後、以下を一問ずつ質問してください。
1．普段、どのような仕事をしていますか？
2．毎日・毎週・毎月など、繰り返している仕事はありますか？代表的なものを最大3つ教えてください。
3．その中に「毎回ほぼ同じ手順で行っている仕事」はありますか？
4．ExcelやCSVなどから、数字を集計したり別の表へコピーしたりする仕事はありますか？
5．メール、報告書、日報、議事録、説明文など、文章を作る仕事はありますか？
6．長い資料や文章から、必要な情報を探したり短くまとめたりする仕事はありますか？
7．「最初の案だけ誰かに作ってもらえれば楽なのに」と思う作業はありますか？
8．「時間がかかる」「面倒」「できれば減らしたい」と思う仕事を最大3つ教えてください。
9．その仕事には、経験者でなければ分かりにくい判断やコツがありますか？
10．「この仕事は○○さんに聞かないと分からない」という仕事がありますか？
11．新人や後輩に同じ内容を繰り返し説明することがありますか？
12．その仕事で間違いが起きた場合、金額、品質、安全、顧客などに大きな影響が出る可能性がありますか？
13．個人情報、顧客情報、社外秘情報、未公開情報などを扱いますか？ 詳しい情報そのものは聞かないでください。
14．その仕事の最後には、人による確認・判断・承認が必要ですか？
15．もし1つだけ仕事を楽にできるとしたら、「これを何とかしたい」と思う仕事は何ですか？
15問終了後、回答内容を、
🟢 AI活用候補🔵 自動化候補🟠 経験活用候補🔴 人間確認必須
の4つで整理してください。
1つの仕事が複数カテゴリーに該当して構いません。
その後、「最初に改善を試しやすい仕事」を最大3つ提示してください。
それぞれについて、
・現在何が大変なのか・AIまたは自動化で何を減らせそうか・人が確認する部分・始める難しさ（低・中・高）
を説明してください。
最後に、
「この中で、あなた自身が『まず試してみたい』と思うものはどれですか？」
と質問してください。
利用者が選んだら、
【あなたの最初のAI改善業務】
・今の作業・AI・自動化に手伝わせる部分・人が確認する部分・最初にやること
の4項目に整理してください。
「最初にやること」は30分程度で始められる、小さな行動にしてください。
最後に、
「まずはこの1業務だけで試してみましょう。うまくいってから、次の仕事を考えれば十分です。」
と伝えて終了してください。
【ここまでコピー】
診断結果が出たら、該当する説明を確認してください
🟢 AI活用候補だった方
最初から難しい使い方をする必要はありません。
まず、
文章作成要約整理アイデア出し
など、
AIに「たたき台」を作ってもらう仕事
から試してみてください。
大切なのは、AIの文章をそのまま使うのではなく、人が確認して完成させることです。
🔵 自動化候補だった方
まずプログラムを勉強する必要はありません。
最初に、
「今どんな手順で仕事をしているのか」
を書き出してみてください。
例えば、
Excelを開く↓コピー↓貼り付け↓集計↓確認
というようにします。
現在の作業を見える形にすることが、自動化の第一歩です。
🟠 経験活用候補だった方
自分やベテラン社員が、
「当たり前だから説明していないこと」
を探してみてください。
最初の質問は、
「新人だった頃の自分に、今なら何を教えたい？」
です。
5個書くだけでも、経験の棚卸しが始まります。
🔴 人間確認必須だった方
AIを使ってはいけないという意味ではありません。
仕事を、
AI・機械に手伝わせる部分
と、
人が確認・判断する部分
に分けてみてください。
AIを「最終判断者」にしないことが大切です。
AI活用の最初の目標は、大きくなくていい
「AI導入」という言葉を聞くと、
会社全体をAI化する。
仕事を全部自動化する。
そんな大きなことを想像するかもしれません。
でも、最初は必要ありません。
例えば、
毎月60分かかっていた仕事が40分になる。
報告書をゼロから書かなくてよくなる。
Excelのコピー作業が減る。
新人への説明を1つ資料として残せる。
それでも十分です。
大切なのは、
AIを使ったことではなく、仕事が少し楽になったこと。
AIを勉強することを目的にするのではなく、
自分の仕事を1つ改善する。
まずはそこから始めてみてください。
診断で「改善したい仕事」が見つかった方へ
ここまでで、
「自分の仕事にもAIが使えそう」
「このExcel作業なら改善できるかもしれない」
「毎月繰り返しているこの作業を何とかしたい」
と思えたなら、無料診断の目的は達成です。
まずは、診断結果で決めた**「最初の1業務」**を30分だけ整理してみてください。
そして、
「改善できそうなのは分かった。でも具体的にどう進めればいいの？」
となったときが、次のステップです。
今後、
『AI×業務改善スターターキット』
として、
「改善する仕事の選び方」から、
「AIに任せる部分」
「人が確認する部分」
「実際に1業務で試す方法」
までを、AI初心者向けにまとめていきます。
まずは今回の無料診断を使って、
あなた自身の「最初の1業務」を見つけてみてください。
この記事の販売者
