問題発生時の報告は、「まず知らせる内容」と「確認後に伝える内容」を分けると整理しやすくなります。以下は検討用の例です。実際には、社内の緊急連絡ルールを優先してください。
第一報に入れる内容
- 何が起きているか：確認できた事実。
- 影響：分かる範囲。未確認なら、その旨。
- 今していること：確認や暫定対応。
- 次の連絡：いつ、何を伝える予定か。
架空の記入例：
「工程Aで予定との差が出ています。納期への影響は確認中です。担当部署と状況を確認し、本日15時までに影響範囲と対応案を連絡します。」
第一報のために、原因や対策を無理に確定させる必要はありません。人命・安全など緊急性が高い場面は、定められた対応を優先します。
詳細報告で補う内容
| 項目 | 確認する内容 |
| 状況 | 予定と実績、問題の範囲 |
| 原因 | 確認できた原因と、調査中の仮説 |
| 影響 | 工程、納期、費用などへの影響 |
| 対応案 | 選択肢、必要な条件、懸念点 |
| 判断依頼 | 誰に、いつまでに、何を決めてほしいか |
予定した時点で調査が終わらなければ、分かった範囲と次の連絡予定を伝えます。「報告できるまで連絡を止める」という状態を避けるための決まりです。
自動化の候補は別に確認する
詳細報告のために、複数ファイルの数字を集めたり、条件ごとに計算したりしているなら、その工程を候補として調べます。原因の確定、関係部署への確認、対応の承認は別に扱います。
最初の見直しは「第一報に何を求めるか」「詳細資料の作成で何を繰り返すか」を一つずつ確認することです。両方を分けておくと、ルールを整える話と、自動処理を試す話を進めやすくなります。
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