報告内容を見直すときは、受け手が行う判断と、そこに必要な情報を対応させます。以下は、工程の遅れを扱う架空の例です。
まず、判断することを書く
「工程が遅れている」だけでなく、「応援要員を出すかを本日中に決めたい」と置きます。判断が具体的になると、集める情報も絞れます。
五つの項目で確認する
| 項目 | 確認例 |
| 状況 | 予定に対して、どの作業がどれだけ残っているか |
| 影響 | 後工程や納期に、どんな影響が見込まれるか |
| 原因・未確認事項 | 事実として確認できたことは何か |
| 対応案 | 応援、順序変更などの選択肢と制約は何か |
| 判断期限 | 誰が、いつまでに、何を決める必要があるか |
事実と案を分ける
「残り20件」は集計値かもしれません。「明日までに終わる」は見込みです。「応援を増やしたい」は提案です。この三つが混ざると、どこまで確定しているのか分かりにくくなります。
集計値には対象期間と集計元を添え、見込みには条件を添えます。原因が未確認なら、AIにも断定させず「確認中」と残します。
作る側と、項目の意味をそろえる
確認項目を渡すだけで終わらず、「この情報は何の判断に使うか」を伝えます。担当者側から、集めにくい項目や、確認に時間がかかる項目を聞くことも必要です。
自動処理を考えるのは、その後です。決まったデータから数量や差を計算する部分と、人に確認しなければ分からない部分を分けます。集計結果をAIが文章化し、人が根拠と判断を確かめる流れを作るには、この区別が土台になります。
体験して確かめたい方へ
「社内業務自動化キット 会社版」では、集計結果を確認し、必要な情報を選んで、AIで報告原案を作る流れを体験できます。判断材料が文章になるまでの役割分担を、手元で確かめられます。
▶詳しくはこちら
https://tips.jp/u/shukyaku-lab/a/business-automation-kit
この記事の販売者
