1. この記事で作るもの：3区分の週報下書きと提出前チェック表
金曜の夕方、1週間の走り書きメモを開いて、そこから週報を組み立て始める。
伝票の処理も、取引先への返信も、来週の訪問も、メモには書いてある。
それなのに、いざ報告の形にしようとすると手が止まる——毎週この作業が発生していませんか。
先に、この記事で目指す姿を見てしまいましょう。
以下はすべて架空の例です。
会社名も人物も数値も実在しません。
前：サンプル商会・佐藤さんの走り書きメモ（架空）
・A社 見積 送付済 火曜
・B商事 追加依頼 2件 木曜
・在庫表 締め 金曜午前
・C社 返信まだ来てない → 催促どうする
・伝票入力 遅れ気味 人手
・来週 A社訪問 火 / 定例資料 水
後：同じメモを3区分に整えた週報（架空）
今週の報告
- A社へ見積を送付（火曜）
- B商事から追加依頼2件（木曜）
- 在庫表の締め（金曜午前）
課題と相談
- C社から返信がない。催促をどうするか相談したい
- 伝票入力が遅れ気味。人手について相談したい
来週の予定
- A社を訪問（火曜）
- 定例資料（水曜）
前と後を見比べると、書かれている中身は同じです。
変わったのは、出来事が「報告」「課題と相談」「予定」に振り分けられ、上司が読む順番に並べ替えられた点だけです。
毎週つらいのは、この並べ替えを白紙の状態からやり直しているからです。
この記事で作るのは、この「後」の形の下書きと、提出前に自分で点検するためのチェック表です。
使うのは普段お使いのAIチャットだけ。
ソフトのインストールや契約の追加、設定の変更は必要ありません。
ひとつだけ先に言っておきます。
この方法で時間が必ず短くなる、品質が必ず上がる、提出が必ず通る、といった保証はできません。
できるのは、あなたのメモを3区分の下書きに整えるところまでです。
その下書きをそのまま出すのではなく、最後に人が確認して、出すかどうかを自分で決める。
だから点検用のチェック表をセットで作ります。
もうひとつ、読む前に引っかかりやすい点を挙げておきます。
「このメモ、取引先名や金額が入っているけれど、そのまま貼って大丈夫なのか」。
これは放置できない迷いなので、後の章で置き換えの手順として扱います。
この記事の流れは、週報に何を書くかの整理（次の章）、メモの用意と貼り方、依頼文の型、架空の記入例、そして提出前チェック表とうまくいかないときの戻り方です。
読み終えるころには、自分のメモから3区分の下書きを作り、提出してよいかを自分で判断できる状態を目指します。
AIチャットに任せれば、週報はそのまま出せますか？
出せるのは下書きまでです。最後は自分の目で点検してから提出するか決めます。
2. 先に知っておくこと：週報に書く項目と、3区分に束ねる理由
土台になる考え方を先に押さえます。
ここを飛ばすと、AIチャットに渡す情報が足りず、整えたつもりで中身が薄い下書きになりがちです。
週報とは何か。
Jicooマガジンの解説記事「いまさら聞けない！週報の意味や書き方について解説」（2022年1月24日掲載）では、週報は1週間の活動状況・トピックス・成果を、上司などのマネジメント層へ報告するツールとされています。
同じ記事では、日報は毎日で活動中心、月報は毎月で成果中心、週報はそのどちらとも頻度や報告する内容が違うと整理されています。
ただし、業種業態・職種・組織の方針によって違いがある、とその記事自身が断っています。
つまり、あなたの職場のルールが何より優先です。
週報の目的は4つ挙げられています。
情報共有、情報整理、振り返り（セルフフィードバック）、目標管理です。
そして、1週間の出来事を絞り込まないと膨大な報告書になり、作る側も読む側も活用しにくくなると指摘しています。
メモを全部載せればよいわけではない、という点は覚えておきましょう。
書く項目として同記事が示しているのは、次の4つです。
- 活動報告：成果につながる活動を整理して選ぶ。何でも並べるのではなく選ぶ
- 成果指標：計画との対比。数値など客観的な事実のみを書く。良し悪しの判断や今後の考えは、所感や計画の側へ回す
- 所感・相談：課題に感じていること、どう考えて取り組んだか
- 計画に対する振り返りと次週の計画：振り返りと次週の計画はセットで書く
ここで大切なのが、事実と所感を分けておくことです。
「見積を送付した」（事実）と「この調子で進めたい」（所感）が一文に混ざると、読み手はどこまでが確定した結果で、どこからが本人の考えなのかを切り分けられません。
上司が状況を判断する材料になるのは事実のほうで、相談したいのは所感のほうです。
混ざると、どちらの役にも立ちにくくなります。
この記事では、上の4項目を次の3区分に束ねて扱います。
- 今週の報告＝活動報告＋成果指標
- 課題と相談＝所感・相談
- 来週の予定＝計画に対する振り返り＋次週の計画
はっきり書いておきます。
この3区分は、この記事が初心者向けに束ね直した整理であり、元の解説記事の用語ではありません。
項目の数や呼び方が違っても間違いではないので、職場に指定様式（項目名・順番・提出先のフォーマット）があれば、そちらを必ず優先してください。
指定がない場合や、指定様式に流し込む前の下書き段階で、この3区分を使ってください。
同記事が挙げている書き方のコツも3つだけ紹介します。
日報などの記録を使って記憶に頼らずに作ること。
週末に書くこと。
具体性を持たせること、つまり可能な限り数値にして事実を書き、所感は次週の具体的な計画につなげることです。
この3つは、次の章からの作業とも噛み合います。
記憶に頼らずメモを使うから、貼る材料がそろう。
週末に書くから、1週間分がまとまっている。
数値と日付がはっきりしているから、あとでメモと突き合わせて確認できる。
逆に言えば、メモに日付や数値が抜けていると、下書きの精度もそこで止まります。
次の章では、この点を踏まえてメモをどう用意するかを見ていきます。
出典：週報の意味や書き方の一般的な解説（Jicooマガジン）です。
3. 手順①：1週間の走り書きメモを用意し、実名を置き換える
週報を「毎週ゼロから書く」のをやめる第一歩は、1週間の記録を1枚のメモに集めることです。
月曜に先週分を思い出そうとすると、細かい数字や固有名詞から先に抜けていきます。
日報、手帳、予定表、業務チャットのやり取りなど、その週に残した記録を開いて、拾い出しながら書きます。
出典と書くタイミングは2章のとおりです。
メモは、次の5つの枠を用意すると拾い忘れが減ります。
表にしなくても、見出しを書いた箇条書きで構いません。
ここに挙げる記入の例は、内容のイメージをつかむための架空の例です。
| 枠 | 書き入れるもの | 記入の例（架空の例） |
| やったこと | その週に行った活動。成果につながった活動を選ぶ | 定例の集計作業、来客対応の準備 |
| 数字 | 件数・時間・進捗など、だれが見ても同じになる事実だけ | 集計3件、対応2件 |
| 困ったこと | 止まっている作業、判断に迷った点、相談したいこと | 確認の返事待ちで着手できず |
| 来週やること | 来週自分がやる予定の作業 | 集計の締め、資料の差し替え |
| 期限 | その作業の締め切りや予定日 | 来週水曜 |
数字の枠には、良し悪しや今後の考えを書きません。
それは所感・計画の側の材料です。
活動の報告には成果につながる活動を整理して選び、数値は計画と比べられる客観的な事実だけを書き、課題に感じていることやどう考えて取り組んだかは所感・相談として分ける、という整理がJicooマガジンの記事に示されています。
次に、貼る前の下ごしらえです。
AIチャットに貼るメモからは、社名・取引先名・氏名・金額を外します。
- 社名・取引先名は「A社」「取引先X」のような仮の呼び方に置き換える。
- 氏名は「上司」「担当者B」のように、役割か仮名に置き換える。
- 金額は実額を書かず、「金額Z」のような記号や伏せ字にする。
- 仮の呼び方はメモ全体で同じものを使い、置き換えた箇所の対応表は手元に残す。
対応表を残すのは、返ってきた下書きを提出用に整えるときに、どこを実際の社名や金額に戻すかを自分で判断するためです。
置き換えは、貼り付ける直前にメモ全体をもう一度見直して行ってください。
ここまでで作ったメモは、次の3区分に振り分けて使います。
- 「今週の報告」← やったこと、数字
- 「課題・相談」← 困ったこと
- 「来週の予定」← 来週やること、期限
この3区分は、週報の一般的な項目をこの記事向けに束ねた整理で、出典の用語そのものではありません。
1つのメモが2つの区分にまたがることもあります（例：遅れている作業は、報告と課題の両方に関わります）。
その場合は両方に書いて構いません。
職場の指定様式で見出しが決まっている場合は、その見出しに合わせて並べ替えます。
実際の会社名や金額を貼っても大丈夫でしょうか？
この記事では、社名・氏名・金額を仮の呼び方に置き換えてから貼る手順にしています。
4. 手順②：依頼文の型でAIチャットに貼り、下書きを整える
メモができたら、お使いのAIチャットに貼って下書きにします。
ふだん文章を相談しているAIチャットで構いません。
新しいアプリの契約や設定の変更は必要ありません。
大事なのは、貼る前に「何をしてほしいか」と「してほしくないこと」を一緒に伝えることです。
次の文をコピーして、メモの部分だけ差し替えてください。
あなたは私の週報づくりを手伝うアシスタントです。下のメモだけを材料に、週報の下書きを作ってください。
【守ってほしいこと】
・メモに書いていない事実・成果・数字・人名・社名を足さないでください。推測で補わないでください。
・メモにない情報が必要な箇所は、空欄のまま「未記入」と残してください。
・数値と日付はメモの表記のまま使ってください。丸めたり言い換えたりしないでください。
・メモにない感想や評価を新しく作らないでください。
・メモの中の社名・氏名・金額は、私がすでに仮の名前に置き換えています。元の名前に戻さないでください。
【メモ（ここに1週間の走り書きメモを貼る）】
（ ）
【出力してほしい形】
次の3つの見出しで、箇条書きにしてください。
1. 今週の報告（やったことと数字。事実だけ）
2. 課題・相談（困ったこと、判断に迷ったこと、上司に相談したい点）
3. 来週の予定（来週やることと期限）
・どの区分にも入れられないメモは、最後に「その他・確認したいこと」として分けてください。
・出力の前に、メモにない情報を補う必要がありそうな箇所があれば、質問として先に挙げてください。
「（ ）」の位置にメモを貼る前に、実名・社名・金額が残っていないかをもう一度見てください。
貼った後に気づいたときは、送信する前にメモをいったん消して、置き換えた版を貼り直します。
返ってきた下書きは、そのまま提出せず、必ずメモと並べて人が確認します。
見るのは次の5点です。
- 3区分がそろっているか。
- メモにない成果が足されていないか。特に「〜を改善した」「〜に貢献した」のように、成果を強く見せる言葉が増えていないか。
- 数値と日付がメモと一致しているか。
- 置き換えたはずの社名・氏名・金額が、元に戻っていないか。
- 「今週の報告」に所感が混ざったり、「課題・相談」が事実の説明だけになったりしていないか。
2点目は特に大事です。
AIチャットは文章を整えるのが得意なぶん、メモにない成果や評価をそれらしく書き足してしまうことがあります。
読みやすいかどうかより先に、メモに書いたことだけで書かれているかを見てください。
迷った行は、メモの該当箇所と1行ずつ突き合わせます。
一度のやり取りで決めようとせず、直したい点を重ねて頼みます。
たとえば次のように、直す場所と直し方を具体的に伝えます。
- 「『課題・相談』の1番目が事実の説明になっています。相談したい点を1つに絞って書き直してください。」
- 「『効率化に貢献』という言葉が入っていますが、メモにありません。メモにある言葉だけを使って書き直してください。」
- 「情報が足りない行は空欄のまま残してください。私が後で埋めます。」
- 「同じ内容が『今週の報告』と『来週の予定』の両方にあります。重複を消してください。」
この時点でできているのは、あくまで下書きです。
提出してよいかどうかを決めるのは自分です。
職場に指定の様式があれば、区分の見出しや並び順をそれに合わせてから、提出前の確認に進みます。
5. 具体例：佐藤さんの営業週報メモを3区分に整える
ここからは、架空の例で一通りの流れを確認します。
出てくる会社名・人物名・金額・日付はすべて架空で、実在の取引先や金額ではありません。
自分のメモを貼るときは、この例と同じように、社名・取引先名・人名・金額を置き換えてから使ってください。
なお、この例の「120万円」は流れを追いやすくするために架空の数値のまま残しています。
実際のメモでは、手順①のとおり「金額Z」のように伏せてください。
架空のサンプル商会で営業を担当する佐藤さんの、1週間の走り書きメモです。
これをそのままの形で、お使いのAIチャットに貼って整える想定で進めます。
月 取引先Aを訪問。見積を提出(120万円)。先方担当は担当者B。
火 社内定例で在庫を確認。午後は資料作成。
水 取引先Bに電話。反応は薄い。価格が高いとのこと。
木 取引先Aから追加の質問。回答メールを送信。
金 見積の進捗をまとめ。来週火曜に取引先Aへ再訪する予定。
メモ 見積の回答が遅れがち。今週は2件で3日かかった。担当者に確認のタイミングを相談したい。
このメモの各行が、3区分のどこへ入るかを整理すると次のようになります。
| メモの行 | 入れる区分 | 理由 |
| 月 取引先Aを訪問。見積を提出(120万円) | 今週の報告 | 起きた出来事と数値。事実として書ける |
| 火 社内定例で在庫を確認。午後は資料作成 | 今週の報告 | 行った活動。成果と関係する活動として残す |
| 水 取引先Bに電話。反応は薄い | 今週の報告＋課題・相談 | 電話した事実は報告、先方の反応は課題側に置く |
| 木 取引先Aから追加の質問。回答メールを送信 | 今週の報告 | 起きた出来事と対応 |
| 金 見積の進捗をまとめ。来週火曜に再訪 | 今週の報告＋来週の予定 | まとめた事実と、次週の日付入り予定を分ける |
| メモ 見積の回答が遅れがち。2件で3日 | 課題・相談 | 困っていること。事実(2件・3日)は数値で残す |
| メモ 確認のタイミングを相談したい | 課題・相談 | 相談したい相手と内容。宛先と期限を添える |
見積の120万円は事実なので「今週の報告」に入れます。
金額の高い・安いという判断や、受注できそうかどうかといった見通しは事実ではないので、報告には混ぜず「課題・相談」側へ回します。
「反応は薄い」のような受け取り方も、報告に入れるなら「価格が高いという回答があった」のように、相手が言ったこととして書くと事実の行に戻せます。
この表のとおりに並べ直すと、3区分の下書きは次の形になります。
メモの言葉をそのまま移した並べ替えの例で、AIチャットの回答例ではありません。
【今週の報告】
・取引先Aを訪問し、見積を提出(120万円)。
・社内定例で在庫を確認。資料を作成。
・取引先Bに電話。価格が高いという回答があった。
・取引先Aから追加の質問があり、回答メールを送信。
・見積の進捗をまとめた。
【課題・相談】
・見積の回答が遅れがち。今週は2件で3日かかった。
・取引先Bから価格が高いという回答があった。
・確認のタイミングについて、(宛先)に(期限)までに相談したい。
【来週の予定】
・来週火曜に取引先Aへ再訪する。
「(宛先)」と「(期限)」は、メモに書かれていないので空けてあります。
この記事の例では人が決めて埋める部分です。
この対応表はこの記事の整理です。
今週の報告・課題・相談・来週の予定という3区分の名前や分け方は、職場の様式と一致しないことがあります。
指定の様式があれば、そちらの見出しに合わせて入れ替えてください。
下書きができたら、次の表を埋めてから提出します。
記入欄には ○・×・メモ のいずれかを書き、×が残っているあいだは提出せず、メモか依頼文に戻ります。
| 点検項目 | 見方 | 記入欄 |
| 3区分がそろっているか | 今週の報告・課題・相談・来週の予定がすべて埋まっているか | |
| 事実だけか | 良し悪しの判断や見通しが「今週の報告」に混ざっていないか | |
| 数値と日付がメモと一致するか | 120万円、2件、3日、来週火曜がメモどおりか | |
| 相談の宛先と期限があるか | 誰に、いつまでに相談するのかが書かれているか | |
| AIチャットに貼ったメモに実名が残っていなかったか | 貼る前に、社名・取引先名・人名・金額を置き換えてあったか。提出用に実名へ戻すのは、この点検が済んだあと |
「相談の宛先と期限」は、メモに書かれていないことが多い項目です。
メモにあるならそのまま使い、書かれていないなら、自分で宛先と期限を決めてから依頼文に足します。
AIチャットに推測させるのではなく、人が決める部分です。
点検表に×が残ったときは、どうすればいいですか？
提出せず、メモか依頼文に戻って直します。×が消えてから提出を判断してください。
6. うまくいかないときの戻り方と、提出前の最終確認
整えた下書きが思ったとおりにならないときは、最初からやり直すのではなく、依頼文に一文を足して、もう一度同じメモを貼ります。
よくあるのは次の2つです。
1つ目は、回答にメモにない内容が入ったときです。
たとえば、メモに書いていない成果や数値、聞いていない先方の意向が混ざることがあります。
このときは「次の行はメモにないので削ってください」と、残したい行以外を指して削る指示を重ねます。
どこがメモにないかを自分で示すのが確実です。
メモにない成果は、上司に伝わる言い方であっても残してはいけません。
人が確認するのはこの一点だけでも意味があります。
2つ目は、区分が混ざるときです。
報告に相談が入る、予定に振り返りが入るといった状態です。
このときは、依頼文に区分の定義を足します。
たとえば「今週の報告は、メモにある出来事と数値だけにしてください。課題・相談は、困っていることと相談したい相手・期限だけにしてください。来週の予定は、日付と行動だけにしてください」という一文です。
自分の職場の様式に合わせて言葉を置き換えてください。
分け方が自分と違うと感じたときは、AIの答えをそのまま直す前に、元のメモと足した定義の両方を見ます。
「自分の感覚が正しい」と決めつけず、「メモの行が足りないのか、定義の書き方が曖昧だったのか」を確かめてから、メモに一行足すか、定義を書き直すかを選びます。
下書きが整ったら、職場に指定の様式があれば、その様式の欄へ内容を貼り替えます。
活動報告・成果指標・所感・相談・次週の計画といった見出しがあれば、それぞれに対応する区分から持っていきます。
AIチャットの画面のままを提出するのではなく、指定の形式に移すのが最後の作業です。
貼り替える前に、実名が残っていないかを必ず確認します。
社名・取引先名・人名・金額を置き換えずにAIチャットへ貼ると、その内容がそのまま残ります。
元のメモと下書きを見比べ、置き換えたままになっているかをもう一度見てください。
提出するかどうかを決めるのは人です。
AIチャットが作ったのは下書きで、提出物そのものではありません。
5章の点検表で×が消え、職場の様式に移し終えてから、自分の名前で出すかどうかを判断します。
時間の短縮や評価が上がるといった効果は保証できません。
速く見えても、確認の手間は残ります。
関連する内容として、会議のメモからタスクを抜き出す進め方は「会議のメモ、担当者と期限が抜けていませんか？AIチャットでタスク一覧に変換する方法」、うまくいかないときに依頼文を書き換える考え方は「AIへの指示、長く書きすぎていませんか？「目的・条件・確認基準」の3項目に書き換えて、前後を見比べてみよう」で扱っています。
週報の下書きが安定してきたら、次はそちらを参考にしてください。
この記事が少しでも参考になったら、AI実用ラボをフォローしていただけるとうれしいです。初心者にも分かりやすいAI活用情報をこれからもお届けします。
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