毎月Excelで集計して、表を作って、報告する。
でも報告したあとに、
「前年と比べると？」
「どの商品が増えている？」
「このまま続いたらどうなる？」
と聞かれ、またExcelを開いていませんか？
集計のゴールを「数字をまとめる」から「次の対応を相談できる」に変えると、自動化すべき仕事も見えてきます。
今回は、その考え方を3段階で紹介します。
Excelで集計表を作って、上司や担当者に提出する。
ところが、こんなことはないでしょうか。
「それで、どの商品が増えているの？」
「前年と比べるとどうなの？」
「このまま続いたらどうなる？」
「次はどうしたらいいと思う？」
数字は間違っていない。
表もきれいにできている。
それでも、質問されるたびにExcelを開き直し、数字を探して、もう一度計算する。
実は、ここに**集計業務を見直すヒント**があります。
「集計すること」をゴールにしない
たとえば、毎月の出荷データを集計しているとします。
これまでの仕事が、
**Excelを開く → データを集計する → 表を作る → 報告する**
で終わっていたなら、少しだけゴールを変えてみます。
目指すのは、
**「集計結果を見せる報告」から「次の対応を相談できる報告」へ変えること。**
そのために、私は次の3段階で考えます。
1．事実をそろえる
最初にやるのは、判断ではなく事実の整理です。
たとえば、
- 月別の出荷数
- 商品別の出荷数
- 合計
- 前年の実績
などを集計します。
ここで大切なのは、**あとから数字の根拠を確認できるようにしておくこと**です。
AIや自動化を使う場合でも、元データと計算結果を人が確認できる形にしておきます。
2．「何が違うのか」を確かめる
次に、数字を並べるだけではなく比較します。
たとえば、
「前年より出荷数が増えた商品はどれか」
「逆に減っている商品はどれか」
「特に変化の大きかった月はいつか」
という見方です。
ここまでできると、
**単なる集計表が「変化に気づくための資料」に変わります。**
3．次の対応を考える材料を示す
さらに一歩進めます。
たとえば、
「この商品が今後も10％増えたら？」
「繁忙月だけ作業量が増えたら？」
「条件を変えた場合、結果はどう変わる？」
といった試算です。
重要なのは、AIに「答えを決めてもらう」ことではありません。
**条件を変えた場合の数字を確認し、人が次の対応を相談できる材料を作ること**です。
すると報告も、
「今月は○○個でした」
だけではなく、
**「前年より○％増えています。この状態が続いた場合は○○になります。次月の対応をどうするか相談したいです」**
という形に変えられます。
自動化するなら「作業」だけでなく「報告の流れ」まで考える
ここまで整理すると、自動化したい仕事も見えてきます。
毎月、
データを集める
→ 集計する
→ 前年と比較する
→ 変化を確認する
→ 試算する
→ 報告資料を作る
という仕事を繰り返しているなら、この中には**人が毎回ゼロから作業しなくてもよい部分**があるかもしれません。
AIに文章を作ってもらうだけではありません。
Excelの集計や比較を自動化し、その結果をもとにAIで報告文の下書きを作る。
そして最後は人が、
**「元の数字と合っているか」 、「この内容で報告してよいか」**
を確認する。
この形なら、AI・自動化に詳しくない人でも、「自分の仕事のどこから仕組みにできそうか」を考えやすくなります。
まずは「完成形」から考えてみる
自動化というと、
「Pythonを覚えなければいけない」
「AIに詳しくないと無理そう」
と思うかもしれません。
でも、最初に考えるのは技術ではありません。
**毎月作っている報告が、最終的にどんな形になれば仕事が楽になるのか。**
まず、その完成形を決めます。
完成形が見えれば、
「ここはExcelに任せる」
「ここはAIに下書きしてもらう」
「ここは人が確認する」
という役割分担が見えてきます。
それが、社内業務を自動化するときの第一歩です。
「自分の仕事なら、どう自動化する？」を考えたい方へ
今回紹介したのは、
集計する → 比較する → 選択肢を示す
という、報告業務を見直すための基本的な考え方です。
ただ、実際に自分の仕事へ置き換えようとすると、
「どこまで自動化していい？」
「ExcelとAIをどう使い分ける？」
「AIには何を、どう頼めばいい？」
「人が確認する部分はどこに残す？」
といった疑問が出てきます。
そこで、**「社内業務自動化キット 応用版」**では、完成見本・図解・作成用の依頼文を使いながら、自分の業務に合った仕組みを考えられるようにしています。
大切にしているのは、何でもAIに任せることではありません。
自動化する仕事と
人が確認・判断する仕事を分ける。
そのうえで、毎月繰り返している作業を少しずつ減らしていく。
「自分の仕事にも使えそう」と感じた方は、まず応用版の内容をご確認ください。
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